Die Napoleon-Methode: Wie Aufschieben die Produktivität steigern kann

• Eine Produktivitätstechnik, bei der Aufgaben, die sich wahrscheinlich auch ohne sofortige Reaktion von selbst lösen, absichtlich verzögert werden, um Zeit und Energie zu sparen
• Geht auf die Anekdote zurück, dass Napoleon während seines Italienfeldzugs Briefe drei Wochen ungeöffnet liegen ließ und dadurch für 4/5 keine Antwort mehr nötig war
• Anwendbar auf nicht dringende Aufgaben aller Art, etwa E-Mails, technische Probleme und Projektmanagement
• Vor Fehlanwendungen wie dem Straußeneffekt, Prokrastination und dem Parkinsonschen Gesetz ist Vorsicht geboten
• Besonders wirksam bei wiederkehrenden, geringfügigen Aufgaben; das Risiko lässt sich durch die Festlegung klarer Fristen minimieren

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Überblick über die Napoleon-Methode

• Die Napoleon-Methode ist ein Ansatz, Probleme, die sich auch ohne sofortiges Eingreifen lösen könnten, für eine gewisse Zeit aufzuschieben
  • Beispielsweise kann es sein, dass der Absender ein nicht dringendes E-Mail-Problem selbst löst, wenn man mit der Antwort etwa einen Tag wartet
• Diese Methode zielt auf mehr Arbeitseffizienz und besseres Urteilsvermögen ab
• Im Mittelpunkt steht nicht bloße Verzögerung, sondern ein bewusstes und strategisches „Abwarten“, um unnötige Arbeit zu reduzieren

Ursprung der Napoleon-Methode

• Sie geht auf die Anekdote zurück, dass Napoleon während seines Italienaufenthalts seinem Sekretär Bourrienne anwies, sämtliche Briefe drei Wochen lang ungeöffnet zu lassen
• Als sie nach drei Wochen überprüft wurden, hatten sich 4/5 der Schreiben bereits von selbst erledigt, sodass keine Antwort mehr nötig war
  • Manche hatten bereits eine Antwort erhalten, andere waren doppelte Nachfragen zu schon genehmigten Anträgen, wieder andere enthielten Beschwerden über Versorgung, Sold oder Kleidung, für die die entsprechenden Befehle bereits ergangen waren
  • Darunter waren auch Gesuche einiger Generäle um Verstärkung oder Beförderung, und dank des Nichtöffnens konnte er sich die unangenehme Aufgabe der Ablehnung ersparen
• Ralph Waldo Emerson stellte diese Anekdote 1850 in seinem Buch "Representative Men" vor; sie ist auch in Bourriennes Memoiren über Napoleon festgehalten

Anwendungsbeispiele

• Verzögerte Antwort auf nicht dringende E-Mails: Wartet man eine gewisse Zeit statt sofort zu antworten, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass der Absender das Problem selbst löst
• Abwarten bei kleineren technischen Problemen: Tritt am Computer ein kleiner Fehler auf, kann kurzes Warten statt sofortiger Reaktion zeigen, dass er sich automatisch behebt oder ignorierbar ist
• Projektmanagement: Auch bei Punkten, die als später problematisch markiert wurden, kann man bis zu einer späteren Phase warten, wenn frühes Eingreifen keinen Vorteil bringt und sie später wahrscheinlich bedeutungslos werden

Vorteile der Methode

• Der wichtigste Vorteil ist die Einsparung von Ressourcen wie Zeit und Energie — sie filtert Aufgaben heraus, die tatsächlich keine Reaktion erfordern
• Bei Personen, die wiederholt geringfügige Fragen stellen, kann sie dazu beitragen, dass diese sich angewöhnen, selbst Antworten zu finden
• Für Führungskräfte kann sie den Effekt haben, bei Mitarbeitenden, die unnötig die Initiative abgeben, eigenständige Entscheidungen zu fördern
• Sie hilft auch, frühzeitige Optimierung (premature optimization) zu vermeiden — also das Streben nach Effizienz in einem zu frühen Stadium

Wann und wo sie eingesetzt werden sollte

• Sie kann in allen Bereichen eingesetzt werden: Beruf, Studium und Privatleben
• Wichtige Fragen bei der Entscheidung über den Einsatz sind:
  • Welche positiven Ergebnisse durch die Verzögerung erreicht werden können und wie wahrscheinlich sie sind
  • Welche negativen Folgen durch die Verzögerung entstehen könnten und wie wahrscheinlich sie sind
• Je größer der Nutzen positiver Ergebnisse und je höher ihre Eintrittswahrscheinlichkeit, desto eher ist der Einsatz zu empfehlen
• Sind die negativen Folgen schwerwiegend oder ihre Wahrscheinlichkeit mindestens mittel, sollte man darauf verzichten
• Am besten eignet sie sich für kleine, nicht dringende Angelegenheiten und ist besonders nützlich bei wiederkehrenden Routineaufgaben — eine einmal getroffene Entscheidung lässt sich langfristig wiederverwenden

Konkrete Umsetzung

• Bei E-Mails kann schon eine Verzögerung von 24 Stunden ein guter Ausgleich sein: Die meisten kleinen Probleme lösen sich von selbst, ohne dass ernste Themen eskalieren
• Es ist kein „Alles-oder-nichts“-Ansatz — man kann nur E-Mails bestimmter Absender verzögert behandeln oder darum bitten, bei sofortigem Antwortbedarf "URGENT" im Betreff anzugeben
• Auch eine Strategie, auf unwichtige E-Mails erst bei einer erneuten Nachfrage zu reagieren, kann sinnvoll sein

Fallstricke, auf die man achten sollte

• Straußeneffekt (Ostrich Effect): eine kognitive Verzerrung, bei der man Situationen meidet, in denen man mit negativen Informationen konfrontiert werden könnte; die Napoleon-Methode sollte daher nicht als Vorwand zum Vermeiden unangenehmer Informationen dienen
• Prokrastination: Man sollte darauf achten, sie nicht bloß als Ausrede für unnötige Verzögerung zu nutzen, statt weil sie tatsächlich sinnvoll ist
• Parkinsonsches Gesetz (Parkinson's Law): das Gesetz, dass „Arbeit sich in genau dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht“; man sollte also darauf achten, dass die Verzögerung die Bearbeitungszeit nicht unnötig verlängert
• Um diese Fallstricke zu vermeiden, sollte vor dem Einsatz eine angemessene Analyse erfolgen
• Die Festlegung einer klaren Frist ist wirksam — zum Beispiel eine Antwortfrist von drei Tagen für E-Mails, um zu vermeiden, dass auf wichtige E-Mails nie geantwortet wird

Zusammenfassung und Fazit

• Die Napoleon-Methode ist eine Produktivitätsstrategie, bei der Aufgaben aufgeschoben werden, die sich wahrscheinlich ohne sofortiges Eingreifen lösen
• Sie geht auf Napoleons Gewohnheit zurück, Briefe drei Wochen lang zurückzuhalten
• Zu ihren Vorteilen gehören Zeit- und Energieersparnis sowie die Stärkung der Eigenständigkeit anderer
• Allerdings müssen auch die Möglichkeit negativer Folgen und das Risiko einer Gewöhnung an Verzögerung berücksichtigt werden
• Durch bewusstes und analytisches Aufschieben lässt sich Arbeit effizienter erledigen

[proplen]

Der Geschäftsführer antwortet viel zu selten, aber irgendwie wirkt es so, als hätte er das hier halbgar aufgeschnappt und nach Belieben interpretiert.

Gegenmaßnahme: Wenn Sie nicht antworten, werde ich es als ~ ansehen – dann kommt eine Antwort.

[snisper]

Das ist eine Strategie, die nur Napoleon anwenden kann, und nichts auf einem Niveau, das ihr Berufstätigen nachmachen könnt.

[tazuya]

Dem kann ich teilweise zustimmen. Auf E-Mails von Kundenunternehmen so zu reagieren, ist kaum vorstellbar. (Auch wenn ich das so schreibe: Es gibt fast kaum einen Ort, der so schnell reagiert wie koreanische Unternehmen.)

[skageektp]

So etwas gibt’s doch gar nicht.

[snisper]

Das ist mir schon mal passiert, und dafür wurde ich ausgeschimpft ...

[roxie]

lol

[hws0602]

Wie süß, hahaha

[dh0rwwit]

Das ist Bulimielernen.

[GN⁺]

Hacker-News-Kommentare

• Der Artikel war interessant, aber ich hatte das Gefühl, dass einige zentrale Dimensionen fehlten
  Einer der Vorteile davon, „Entscheidungen aufzuschieben“, ist, sich Optionalität zu bewahren. Man gewinnt also Zeit, um Informationen zu erhalten, mit denen man bessere Entscheidungen treffen kann
  Aber wenn eine Führungskraft wichtige Entscheidungen unentschlossen vor sich herschiebt, ist das die schlechteste Wahl. Wie Andy Grove in High Output Management sagte, sollte man sich daran erinnern, dass selbst eine falsche Entscheidung — sofern sie korrigierbar ist — besser ist als gar keine Entscheidung

  • „Entscheidungen aufzuschieben“ und „Kommunikation aufzuschieben“ sind nicht dasselbe. Klar zu sagen „Das entscheiden wir später“ ist im Gegenteil sogar ein entschlossenes Handeln
    Ich nutze diese Methode nur sehr begrenzt. Nur wenn es nicht dringend ist, es Referenzmaterial gibt, die andere Person es wahrscheinlich selbst lösen kann und der Prozess einen Lerneffekt hat
    Trotzdem setze ich in E-Mails oft auf „Snooze“ und schaue ein oder zwei Tage später noch einmal nach. Wenn es selbst gelöst wurde, lobe ich das; wenn nicht, verweise ich auf das Material. Beides führt zu einem positiven Ergebnis
    Früher kam es wegen Kommunikationsverzögerungen oft vor, dass man etwas erneut anfragte, das längst gelöst war, aber heute gibt es solche Einschränkungen kaum noch
  • Von außen sehen strategische Verzögerung und Unentschlossenheit ähnlich aus, aber für die Menschen, die davon abhängen, fühlt es sich völlig anders an
  • Um Tony Soprano (oder Cicero) zu zitieren: „Durch Unentschlossenheit verliert man mehr als durch eine falsche Entscheidung“

• Das ist wie Ketamin für Faule. Es wirkt, aber die Nebenwirkungen sind groß
  Oft schieben wir Dinge nicht wegen einer Wahl auf, sondern wegen mangelnder Entschlusskraft. Manche Dinge lösen sich von selbst, andere wachsen immer weiter und führen am Ende zu Stress und Burnout

  • Der Kern ist die Fähigkeit, probabilistisch einzuschätzen, welche Dinge sich von selbst lösen und welche nicht. Es ist fast wie ein „Chicken Game auf fortgeschrittenem Niveau“ — man muss sicher sein, dass der heranrasende Lkw wirklich nicht das eigene Problem ist
  • Man sollte die Gewohnheit des Aufschiebens nicht einfach als böse ansehen, sondern ihre Ambivalenz untersuchen. Wenn man sich fragt „Ist es richtig, das jetzt aufzuschieben?“, kann man unnötiges Aufschieben reduzieren und die psychische Belastung mildern
  • Für viele Menschen ist Aufschieben keine Strategie, sondern einfach eine Gewohnheit

• Ich mache das auch oft so. Wegen ADHS erledige ich die meisten Dinge erst kurz vor der Deadline
  Aber das ist eine sehr stressige Methode. Man sollte sie nur bei vertrauten Aufgaben oder bei Dingen einsetzen, deren Risiken man gut kennt. Wenn etwas neu ist, muss man es unbedingt in Teile zerlegen

  • Das ist einfach procrastination. Der Napoleon-Ansatz ist absichtlich gewählt und entspringt einer Philosophie, unnötige Kommunikation zu reduzieren
  • Ich habe mich im Studium auch mit dieser Methode über Wasser gehalten, würde sie aber nicht empfehlen
  • Als verwandtes Konzept gibt es die Website Structured Procrastination
  • Ich habe mir diese Gewohnheit von einem Elternteil abgeschaut. Oberflächlich wirkt sie verantwortungslos, aber mit der Zeit zeigt sich oft die beste Lösung
    Wenn man allerdings gar nichts tut, kann das bei anderen einen schlechten Eindruck hinterlassen. Deshalb eröffnen Führungskräfte manchmal Meetings oder Diskussionen, um zu signalisieren: „Ich bin mir des Problems bewusst“

• Ich vermisse die Aufgabenfunktion von Google Inbox wirklich sehr. Es war perfekt, weil man E-Mails und Aufgaben an einem Ort verwalten konnte
  Schade, dass diese Funktion beim Wechsel zu Gmail verschwunden ist

  • Ich nutze die Starred Inbox. Was sofort erledigt werden muss, mache ich direkt, und was ich aufschieben will, markiere ich mit einem Stern. Ich prüfe die markierten Elemente zu Beginn und am Ende des Tages, damit mir keine Anfragen durchrutschen
  • Ich vermisse auch die E-Mail-Gruppierungsfunktion von Inbox. Zehn E-Mails zur Reisevorbereitung waren zu einem Block gebündelt, und beim Wechsel zu Gmail wurde alles auseinandergerissen
  • Ich nutze die Snooze-Funktion von Gmail oft, aber die Umsetzung in Inbox war meiner Meinung nach intuitiver. „Add to Tasks“ ist zu umständlich, deshalb nutze ich es fast nie

• Ich nenne das bei der Arbeit „das Feuer einfach brennen lassen“
  Auch bei der Erziehung von Kindern ist es wirksam. Wenn man nicht sofort hilft, finden sie selbst Lösungen. Mein Sohn wird beim Spielen von Tears of the Kingdom auch immer besser

  • Auch als Führungskraft habe ich den Rat bekommen, ein fauler Manager zu sein. Die Mitarbeitenden müssen zuerst die nötigen Muskeln aufbauen, um Dinge selbst zu lösen
  • Aber manche Feuer können, wenn man sie einfach brennen lässt, das Haus niederbrennen, und genau diese Einschätzung ist entscheidend
  • Später kann man den emotionalen Vorwurf hören: „Du hast mir nicht geholfen.“ Das habe ich selbst schon erlebt

• Es gibt auch eine Gegenversion zu „Verschiebe nicht auf morgen, was du heute tun kannst“ — ein interessantes Ajahn-Brahm-Zitat in der Art: „Vielleicht stirbst du heute, also verschieb es auf morgen“

  • Wie Margaret Thatcher sagte, ist ein zufriedenstellender Tag nicht einer, an dem man nichts getan hat, sondern einer, an dem man alles erledigt hat. Aber wie ein Freund scherzte: Vielleicht kommt dieses Gefühl daher, dass man am nächsten Tag nichts mehr tun muss
  • Es gibt auch den Humor nach dem Motto: „Verschiebe nicht auf morgen, was du auf übermorgen verschieben kannst“
  • Aber ernste Dinge, zum Beispiel die Einnahme von Herzmedikamenten, darf man niemals aufschieben

• Ich frage mich, ob keine Nachrichten zu lesen die Napoleon Technique oder eher der Ostrich Effect ist. Ich habe seit einem Jahr mit Nachrichten aufgehört und bin viel glücklicher
  Ich bin unsicher, ob ich einfach gleichgültig gegenüber dem Weltgeschehen bin oder nur unnötigen Stress vermeide

  • Ich suche nicht aktiv nach Nachrichten. Die nötigen Informationen bekomme ich von Freunden oder aus Gesprächen in meinem Umfeld. Direkt nach dem Ereignis ist Berichterstattung oft ungenau, und die Fakten zeigen sich erst Monate später
  • Vielleicht ist diese Haltung sogar Ausdruck eines gesünderen Bürgersinns, weil man sich nicht von der emotionalen Manipulation der Medien treiben lässt
  • Täglich negative Nachrichten zu lesen, ist schlecht für die psychische Gesundheit. Was in der Welt passiert, erfährt man ohnehin ganz natürlich
  • Ich habe seit über zehn Jahren keine Nachrichten mehr verfolgt und hatte keinerlei Probleme damit. Im Gegenteil, mein Stress ist deutlich gesunken
  • Auf Rat meiner Großmutter halte ich mich zumindest minimal informiert, gehe aber nicht tiefer hinein

• Ein Rat, den ich früh von einem Manager bekam, ist mir bis heute im Kopf geblieben
  Es ist okay, nicht sofort zu antworten, aber wenn sich die Antwort verzögern wird, kündige das vorher an
  So fühlt sich die andere Person nicht ignoriert. Anders als beim Napoleon-artigen Nichtantworten kann man so Zeit und Konzentration schützen und zugleich Vertrauen bewahren

• In meiner ersten Zeit als Lehrkraft nutzte ein Kollege die Strategie, E-Mails von Eltern zwei Wochen lang ungelesen liegen zu lassen. Die meisten Probleme waren in dieser Zeit gelöst

  • Um Taleb zu zitieren: Das ist eine ähnliche Einsicht wie „Wenn du deine Zeitungsabhängigkeit heilen willst, lies eine Woche alte Zeitungen“
  • Heute ist Kommunikation zu einfach geworden, sodass selbst Kleinigkeiten sofort per Nachricht geschickt werden. Probleme, die man früher selbst gelöst hätte, werden jetzt umgehend an andere weitergereicht
  • Aber manche Probleme werden nicht durch Zeit gelöst. Wenn man zum Beispiel Mobbing einfach laufen lässt, kann das zu einer Tragödie führen

• Ich nutze diese Methode auch bei der Arbeit. Nachrichten, die keine sofortige Reaktion erfordern, lasse ich absichtlich kurz liegen
  Nach etwa 15 Minuten heißt es oft: „Alles gut, hat sich erledigt.“
  Eine einfache, aber effiziente Technik zur Filterung von Kommunikation