Beginne Meetings nicht zur vollen Stunde, sondern 5 Minuten später

• Der Autor, ein Engineering Manager bei Google, organisiert sein Team so, dass alle Meetings nicht zur vollen Stunde, sondern 5 Minuten später beginnen
• Die Gewohnheit, Meetings nicht zur vollen Stunde, sondern 5 Minuten später (:05, :35) zu starten, ist wirksamer, um die durch aufeinanderfolgende Meetings entstehende Ermüdung zu verringern
• Statt zu versuchen, Meetings 5 Minuten früher für das nächste Meeting zu beenden, wirkt bei einem offiziellen Endzeitpunkt zur vollen Stunde auf natürliche Weise sozialer Druck, nicht über die volle Stunde hinauszugehen
• Kurze Pausen erhöhen Konzentration und Gelassenheit der Teilnehmenden, und tatsächlich kommen die Anwesenden gut zur neuen Startzeit an
• Diese Vorgehensweise hat sich auf natürliche Weise in der gesamten Organisation verbreitet und hält sich besser, weil sie keine erzwungene Regel ist
• Ein Beispiel dafür, wie eine kleine Veränderung in den Gewohnheiten die Effizienz und Atmosphäre im Team verbessert

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Experiment: Den Beginn von Meetings um 5 Minuten verschieben

• Der Autor, der als Engineering Manager bei Google arbeitet, lässt sein Team alle Meetings 5 Minuten später als zur vollen Zeit beginnen
  • Beispiel: Ein Meeting um 13:00 Uhr beginnt um 13:05 Uhr, ein Meeting um 13:30 Uhr um 13:35 Uhr
• Das ist effektiver, als zu versuchen, Meetings 5 Minuten früher zu beenden
  • Meetings enden oft nicht pünktlich, wodurch Probleme mit dem anschließenden nächsten Meeting entstehen
  • Wenn man den Start dagegen verschiebt, entsteht ganz natürlich eine kurze Pause

Sozialer Druck und Wirkung auf das Zeitmanagement

• Es gibt einen sozialen Druck, dass Meetings zur vollen Stunde (oder zur halben Stunde) enden sollen
  • Dadurch greifen Meetings nicht in den Beginn des nächsten Meetings ein
• Dank dieses Drucks ist eine kurze Pause gesichert, und Teilnehmende können entspannter am nächsten Meeting teilnehmen

Reaktionen der Teilnehmenden und tatsächliche Veränderungen

• Die Teilnehmenden respektieren den neuen Zeitplan und kommen pünktlich
  • Anders als befürchtet kommen sie kaum noch später, etwa erst um 13:07 Uhr
• Obwohl Meetings später beginnen, gibt es in der Praxis kaum echten Zeitverlust, weil Meetings ohnehin zuvor nicht exakt pünktlich begonnen haben

Verbreitung in der Organisation und Eigenverantwortung

• Diese Vorgehensweise hat sich freiwillig in der gesamten Organisation verbreitet
  • Keine Regel eines bestimmten Teams, sondern eine Praxis, die sich ganz natürlich etabliert hat
• Weil es keine erzwungene Regel ist, kann sie flexibel an den eigenen Kalender angepasst werden
  • Da die Zeit des nächsten Meetings von Kolleginnen und Kollegen oft unklar ist, enden die meisten Meetings pünktlich

Fazit: Der Wert kleiner Gewohnheiten

• Wie guter Code wird auch ein gutes Team durch sorgfältige Details vollendet
• Die einfache Veränderung, zwischen aufeinanderfolgenden Meetings 5 Minuten Luft zu schaffen, verbessert die Qualität des Tages
• „Wenn man es selbst ausprobiert, merkt man, wie sich der Tag verbessert“

[roxie]

Ein interessanter und origineller Ansatz.

[kimjoin2]

Scheint gut zu sein.

[GN⁺]

Hacker-News-Kommentare

• Während der Pandemie hat unser Unternehmen ein Experiment gemacht: „Meetings 5 Minuten nach der vollen Stunde beginnen“
  Die Datenanalyse zeigte, dass die Meetings anfangs pünktlich endeten, nach einigen Wochen aber wieder anfingen, sich zu verzögern
  Manager gingen pünktlich, aber ICs (Individual Contributors) blieben tendenziell länger und führten das Meeting weiter
  Auch in Umfragen bevorzugten Manager diese Regelung, während ICs sie negativ sahen
  Letztlich lag es daran, dass eng getaktete Manager eine kurze Pause wollten, und wir sind am Ende wieder zum alten System zurückgekehrt

  • Ich habe Ähnliches erlebt. Ob ein Meeting pünktlich endet, war dabei kaum aussagekräftig
    Dass ICs Detaildiskussionen fortsetzen, ist eher ein Zeichen guter Zusammenarbeit
    Als Manager frage ich dann: „Muss ich dabeibleiben?“, und meistens höre ich „Nein“
    Im Ergebnis laufen also zwei Meetings nacheinander, und das eigentliche Problem liegt in der Kalenderstruktur
  • Dass ICs bleiben und tiefer in Detailthemen einsteigen, ist völlig natürlich
    Was die Daten erfassen, ist im Grunde ein Phänomen wie „Flurgespräche nach dem Meeting“
  • Als ich bei Google gearbeitet habe, wollten einige Senior Manager, dass nur die Meetings, an denen sie teilnehmen, 5 Minuten später anfangen
    Für Menschen, die den ganzen Tag nur in Meetings sitzen, erscheint mir das als sinnvolle persönliche Pufferregel
    Andere Manager kamen allerdings einfach jedes Mal 5 Minuten zu spät, und das war ziemlich nervig
  • Das Thema erinnert an Paul Grahams Text Maker’s Schedule, Manager’s Schedule
    Interessant ist, dass diese Vorliebe offenbar aus der unterschiedlichen Termindichte entsteht
  • Falls jemand fragt, was IC bedeutet: Individual Contributor, also eine nicht leitende Ingenieurrolle

• Ich finde, „Meetings sollten pünktlich beginnen“
  Die Leute lernen am Ende ohnehin, rechtzeitig zu kommen
  Versuche psychologischer Steuerung erzeugen nur Zeitspielchen

  • Führungskräfte hängen allerdings den ganzen Tag in Meetings fest, daher ist 5 Minuten Verspätung kein Lernproblem, sondern eine Frage der Prioritäten
    Das korrigieren zu wollen, ignoriert die Realität
  • Anfang der 90er brachte ein neuer Abteilungsleiter einen Küchentimer mit und begrenzte Meetings auf 22 Minuten
    Anfangs war das chaotisch, aber bald etablierte sich eine Kultur kurzer und produktiver Meetings
    Auch 30 Jahre später halte ich diese Methode noch für wirksam
  • Das Problem ist, dass man ein Meeting nicht beginnen kann, wenn die entscheidenden Teilnehmer zu spät kommen
    So entsteht eine Kultur, in der alle zu spät sind
    Als einmal ein SVP pünktlich begann, kam ich 49 Sekunden zu spät herein und hatte den Anfang schon verpasst
  • Unser Team hat die Regel eingeführt, Meetings 5 Minuten früher zu beenden
    Andere Teams hatten dagegen die Gewohnheit, 5 Minuten später anzufangen, und das führte eher dazu, dass alle später wurden
    Am Ende war eine Kultur des „pünktlich anfangen und pünktlich aufhören“ deutlich effizienter
  • Manche Menschen verallgemeinern ihre eigene Erfahrung und wenden sie auf alle an, aber das führt nicht immer zu positiven Ergebnissen

• Ich habe es mehrfach ausprobiert, aber „5 Minuten später beginnen“ hat ein Kalender-UX-Problem
  Die meisten Kalender-Apps zeigen Termine visuell zur vollen Stunde an, was Verwirrung stiftet
  Die Hälfte erscheint pünktlich, die andere Hälfte 5 Minuten später, und dazwischen entsteht Leerlauf
  Am Ende holen sich manche Kaffee, andere plaudern, und verpassen dann sogar das Meeting 5 Minuten später

  • Die Lösung ist, Meetings zur vollen Stunde zu planen, den tatsächlichen Beginn aber 5 Minuten später festzulegen – als organisationsweite Richtlinie
    In der europäischen Wissenschaft gibt es dieses Konzept schon lange — Academic Quarter

• Bei uns im Unternehmen fangen Meetings auch 5 Minuten später an, und am Ende enden sie 5 Minuten später

  • Das eigentliche Problem sind Back-to-back-Meetings
    Dass Meetings stets die gesamte angesetzte Zeit ausfüllen, ist so etwas wie ein organisatorischer Geruch
    In einer guten Meetingkultur sollten sie im Gegenteil oft früher enden
  • Anfangs wirkt diese Methode frisch, aber bald kehrt man durch den Gewöhnungseffekt wieder zum Ausgangspunkt zurück
  • Es wäre gut, wenn Meeting-Software bei Ablauf der Zeit alle automatisch hinauswerfen würde
  • Wenn aber alle so verfahren, wird es bedeutungslos
    Wenn man 5 Minuten später beginnt, aber nicht 5 Minuten früher endet, verschiebt sich am Ende alles um 10 Minuten
  • Letztlich halten es die Leute für selbstverständlich, 5 Minuten zu spät zu kommen, und Meetings beginnen 10 Minuten zu spät und enden 10 Minuten zu spät

• Ich wünschte, Microsoft Teams würde einen Kosten-Zähler für Meetings anzeigen
  Wenn man Teilnehmerzahl und Durchschnittsgehalt multipliziert und die Kosten sekundengenau hochzählen sieht, würden Meetings vielleicht weniger werden

  • Man muss aber auch die Kosten der individuellen Arbeitszeit von ICs berücksichtigen
    Ein Meeting kann nach Geldverschwendung aussehen, aber ohne Meeting läuft man manchmal in die falsche Richtung
    Entscheidend ist am Ende, das richtige Maß und die Effizienz von Meetings zu finden
  • Ein Freund hat tatsächlich eine Website mit genau so einer Funktion gebaut — howmuch.poiesic.com
  • Bei Microsoft gibt es das kostenpflichtige Tool Viva Insights, und mit MS Graph Data Connect kann man so etwas auch selbst bauen
    Aber auch das kostet
  • Ich habe früher einmal so ein System genutzt, aber es hatte keinerlei Wirkung
    Die Leute gewöhnen sich schnell daran und denken dann nur noch: „Unternehmen kosten eben viel Geld“
    Letztlich sind Meetings Gespräche, in denen Entscheidungen getroffen werden müssen, und bloßes Kostenbewusstsein verändert daran wenig

• Ich habe eine eher schwache Meetingdisziplin erlebt, aber die einzige wirklich wirksame Regel war: pünktlich anfangen und pünktlich aufhören
  Wer zu spät kommt, kann sich die Aufzeichnung oder die Notizen ansehen
  Es gibt auch eine Anekdote, dass Steve Jobs bei Verhandlungen mit Lucasfilm die Gegenseite genau so unter Druck gesetzt habe

  • Bei Back-to-back-Meetings braucht man allerdings 5 Minuten Abstand
    Für Wege, Toilette usw. braucht man realistisch gesehen physischen Puffer

• Ich denke, eine schlichte Kultur der Pünktlichkeit ist die beste Lösung

  • Wenn Meetings direkt aufeinander folgen, die Orte weit auseinanderliegen oder eine biologische Pause nötig ist, ist das in der Praxis aber unmöglich
    Dann bräuchte man fast eine Selbstverdopplung
  • Am Ende muss man von den Leuten verlangen, pünktlich zu erscheinen
    Sonst führt ein Start 5 Minuten später nur dazu, dass alle 10 Minuten zu spät kommen

• Ein Engineering Manager sagte einmal: „Selbst wenn ich versuche, um 1:55 Schluss zu machen, wird es doch 2:00“,
  aber das ist einfach mangelnder Respekt vor der Zeit anderer
  Wenn man den Kollegen wirklich eine Pause gönnt, muss man diese Zeit auch tatsächlich sichern

• Meiner Erfahrung nach braucht gute Meetingführung zwei Dinge

  1. die Meetingdauer etwas kürzer als die natürliche Zeitspanne anzusetzen
  2. die Zeit im Meeting konsequent zu steuern
     Das heißt: Ein 60-Minuten-Meeting dauert nur 50 Minuten und beginnt und endet pünktlich
     Die ersten Minuten dienen für Begrüßung und Fokussierung, die letzten 10 Minuten für Fazit und Zusammenfassung
     So entsteht ein entspannterer Meeting-Rhythmus, und man kann natürlich ins nächste Meeting übergehen

• Ich arbeite an einer Universität, und bei Lehrveranstaltungen ist es ähnlich
  Nach 50 Minuten Unterricht gibt es 10 Minuten Wechselzeit
  Große Ausschusssitzungen beginnen pünktlich, bekommen pro Tagesordnungspunkt feste Zeiten und werden bei Bedarf per Abstimmung verlängert
  Im Unterschied zu Firmenmeetings kann man aber oft gar nicht anfangen, wenn der Vorgesetzte zu spät ist

  • Der Grund ist, dass der Zweck solcher Meetings oft darin besteht, dem Vorgesetzten Bericht zu erstatten
    Das Team könnte auch ohne Meeting arbeiten, aber der Vorgesetzte muss wissen, wie der Stand im Team ist