Böswillige Regeltreue durch die Buchung von Besprechungsräumen
(clientserver.dev)- Nachdem Larry Page CEO geworden war, erlebte Google die Wachstumsschmerzen eines schnell expandierenden Unternehmens und einen Rückgang der Arbeitseffizienz.
- Gemeinsam mit dem Einstellen unnötiger Projekte führte er neue Richtlinien ein, um auch die Meeting-Kultur zu verbessern.
- Dazu gehörten vor allem Regeln wie die Begrenzung von Meetings auf 50 Minuten, die in der Praxis jedoch oft nicht eingehalten wurden.
- Daraufhin buchte ein Team die verbleibenden kurzen 10-Minuten-Zeitfenster in Besprechungsräumen ganz offiziell und nutzte sie tatsächlich.
- Diese Anekdote zeigt, wie das regelkonforme Verhalten dieses Teams die Ironie von Unternehmenskultur und Richtlinien offenlegte.
Googles Wachstum und Wandel
- 2011 übernahm Larry Page den Posten des Google-CEO von Eric Schmidt.
- In dieser Zeit wuchs Google mit rund 30.000 Mitarbeitenden rasant, wodurch Projekte größer wurden und auch die Wahrscheinlichkeit des Scheiterns stieg.
- Zuvor war Yahoo! bei Google wegen seiner langsamen Entscheidungsstrukturen verspottet worden, doch auch Google hatte zunehmend mit dem Problem immer langsamerer Entscheidungsprozesse zu kämpfen.
Larry Pages Reformmaßnahmen
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Larry Page strich zur Steigerung der Effizienz massenhaft Projekte, die weder strategisch noch taktisch wichtig waren.
- „Mehr Bäume mit weniger Pfeilen“ – damit betonte er das Prinzip der Fokussierung von Ressourcen.
- Beispiel: Nach dem Ende von Google Buzz konzentrierte man sich auf Google+.
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Ankündigung einer Erneuerung der Meeting-Kultur
- Jedes Meeting braucht einen „Entscheidungsträger“.
- Maximal 10 Teilnehmende.
- Wenn nicht alle aktiv beitragen, ist die Teilnahme am Meeting nicht nötig.
- Eine 1-stündige Besprechung wird auf 50 Minuten verkürzt, um Pausen zu ermöglichen.
- Diese Regel wurde nach und nach dahin abgeschwächt, dass sie nur noch für „entscheidungsorientierte Meetings“ gelten sollte.
Die Realität der Meeting-Zeitregel
- Auch die Standarddauer von Meetings in Google Calendar wurde auf 25 bzw. 50 Minuten angepasst.
- In der Praxis endeten Meetings jedoch oft nicht pünktlich, sodass Teilnehmende des nächsten Meetings schon an die Tür klopften, während das laufende Meeting weiterging.
- Selbst um 2:50 Uhr wurde der Raum nicht freigegeben, was zu Reibungen mit dem nächsten Team mit Reservierung führte.
Der Vorfall mit der 10-Minuten-Buchung
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Ein Team im Büro in NYC reservierte für sein Stand-up-Meeting die letzten 10 freien Minuten eines Besprechungsraums.
- Durch die 50-Minuten-Regel entstanden solche verbleibenden 10-Minuten-Zeitfenster regelmäßig.
- Diese kurzen Lücken wurden gezielt genutzt, um Meetings effizient abzuhalten.
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Konkreter Ablauf
- Um 2:50 Uhr klopfte jemand an die Tür und sagte: „Unsere reservierte Zeit beginnt jetzt.“
- Die bisherigen Nutzer entgegneten: „Es ist erst 2:50, also ist es noch unsere Zeit.“
- Dann wurde nachgewiesen: „Diese 10 Minuten sind von uns reserviert“, und der Raum wurde übernommen.
- Es folgte ein sichtlich widerwilliger Abgang.
- So wurde deutlich, dass solche unangenehmen Situationen entstehen, wenn eine Richtlinie tatsächlich strikt durchgesetzt wird.
Fazit und Eindruck
- Die Absicht hinter der Regel war gut, führte im realen Arbeitsumfeld jedoch zu unrealistischen Ergebnissen.
- Welche Identität oder Motivation das Team hatte, das diese Kurzzeitbuchungen tatsächlich konsequent nutzte, bleibt ein Rätsel.
- Die Anekdote zeigt anschaulich die Lücke zwischen Umsetzungskraft, Richtlinien und Kultur in Großunternehmen.
2 Kommentare
Böswillige Regelbefolgung? Was für eine geniale Strategie.
Hacker-News-Kommentare
Das Meeting hätte um 2:50 enden sollen, tat es aber nicht. An der University of Michigan wurde dieses Problem gelöst, indem Veranstaltungen offiziell 10 Minuten später begannen als beworben. Eine als 10–11 Uhr angegebene Veranstaltung fand also tatsächlich von 10:10–11 Uhr statt. Die Leute kommen dann um 10:10 an, was einen ziemlich starken Ankereffekt hat. Der gefühlte Unterschied ist groß, wenn etwas nicht pünktlich endet
An finnischen Universitäten und an vielen anderen europäischen Hochschulen gab es ebenfalls die Tradition des „academic quarter“ (akademisches Viertel). Wenn es hieß, Beginn um 10 Uhr, bedeutete das in Wirklichkeit 10:15. Wenn ausdrücklich 10:00 angegeben war, begann es genau dann. Das stammt aus Zeiten vor Uhren, als Studierende nach dem Glockenschlag noch Zeit brauchten, um zum Hörsaal zu gehen
An der Michigan State University schloss der Mathematikprofessor Wade Ramey die Tür zum Klassenraum ab, sobald die Veranstaltung begann, sodass Zuspätkommende nicht mehr hinein konnten. Hausaufgaben mussten unbedingt zusammengetackert abgegeben werden, und bei Fehlern zog er nicht einfach Punkte ab, sondern vergab teils sogar negative Punkte. Trotz dieser Strenge habe ich seine Kurse gern besucht
Die oben erwähnte Tradition ist das „academic quarter“. Normalerweise sind das 15 Minuten
Auch in Deutschland und anderswo gab es die Hochschultradition „c.t.“ (cum tempore), also 15 Minuten später zu beginnen. Für mich war das schon eine verschwundene Sitte, aber bei Zeiten mit der ausdrücklichen Kennzeichnung „s.t.“ (sine tempore, pünktlich) begann es genau zur angegebenen Zeit
Auch in heutigen Big-Tech-Unternehmen ist es oft Standardeinstellung, Meetings 5 Minuten nach der vollen oder halben Stunde zu starten und unbedingt zur vollen oder halben Stunde zu beenden. So gibt es einen Puffer für den Raumwechsel und körperliche Bedürfnisse. Falls das in einer Firma noch nicht umgesetzt ist, muss man oft nur die standardmäßig vorhandene Pufferoption im Kalendertool aktivieren
An der University of St Andrews gibt es das Konzept der „Academic hour“, bei dem Veranstaltungen immer 5 Minuten später beginnen und 5 Minuten früher enden. Ein Kurs von 10 bis 11 Uhr läuft also tatsächlich von 10:05 bis 10:55. Der Zweck ist, Zeit für den Wechsel zwischen Veranstaltungen zu geben und die Vorbereitungszeit zu standardisieren
An der UC Berkeley gab es diese Tradition auch. Als Erstsemester hatte mir das niemand gesagt, daher waren am ersten Tag alle früh da, und der Professor fragte verwundert, warum wir alle schon hier seien und ob wir nicht wüssten, dass es erst in 10 Minuten losgeht
Ich vermute, Larry Page hat seine Idee auch daher. An der University of Michigan wurde die sogenannte „Michigan time“ 2018 offiziell abgeschafft, aber ich mochte dieses System
Unser Team hat während der Pandemie die ersten 5 Minuten jedes Meetings als physiologische Pause festgelegt. Praktisch beginnen Meetings also um :05 oder :07, und wenn das vorherige Meeting sich bis dahin zieht, ist es nicht unangenehm, jemanden zum schnellen Aufbruch aufzufordern
Diese Praxis mit begrenzten Startzeiten verschwand ungefähr ab 2017
Ich verschiebe meine Meetings seit Jahren so, dass sie 5 Minuten später beginnen, aber es ist lästig, das jedes Mal manuell anzupassen, weil Google Calendar das nicht eingebaut hat
Das ist eine allzu naheliegende Lösung
In den Schulen und Firmen, die ich erlebt habe, bedeutet ein lockerer Umgang mit dem Beginn von Meetings oder Unterricht, dass wichtige Personen zu spät kommen und die ersten 5–10 Minuten am Ende verschwendet werden. Führungskräfte wiederholen oder fassen den Anfang „für die gerade Hereingekommenen“ zusammen, was Zeit kostet. Ich habe mich immer bemüht, pünktlich zu sein, und fand es äußerst unerquicklich, wenn für Zuspätkommende wiederholt wurde. Vor 25 Jahren wurde ich einmal aus einer wichtigen ehrenamtlichen Aufgabe geworfen, weil ich zu spät war. Seitdem habe ich mir angewöhnt, nie zu spät zu kommen. Selbst mit öffentlichen Verkehrsmitteln plane ich immer mehr als 30 Minuten Puffer ein und bin grundsätzlich sehr früh da
Ich finde, das ist keine „malicious compliance“, sondern eher „pedantic enforcement“ (pedantische Durchsetzung). Echte „malicious compliance“ wäre gewesen, direkt im Anschluss an ein 50-Minuten-Meeting noch ein 10-Minuten-Meeting im selben Raum zu buchen
Das ist ein Clickbait-Begriff. Tatsächlich hat die Firma durch die bessere Auslastung der Meetingräume Geld gespart, und die Pause-Regel des CEO wurde umgesetzt. Die eigentlichen Übeltäter waren die Teams, die sich bis zuletzt nicht an die 50-Minuten-Regel hielten und überzogen
Das ist nicht einmal pedantisch. Diese Gruppe wirkt in der Firma eher als einzige vernünftig. Das eigentliche Problem war Page. Gegen eine seltsame Vorgabe von oben können Untergebene nicht offen rebellieren. An zweiter Stelle falsch lagen die Leute, die einen Meetingraum exklusiv belegten und länger als 50 Minuten nutzten. Das ist ein nachvollziehbares menschliches Verhalten. Das Problem ist jedenfalls, einen bereits anderweitig reservierten Raum so zu benutzen, als gehöre er einem selbst
Ich denke, die eigentliche Schlussfolgerung ist, ein 50-Minuten-Meeting und ein 10-Minuten-Meeting getrennt zu buchen. Einen unreservierten Raum einfach zu nutzen, ist keine „malicious compliance“
Nach einer Theorie eines Pfadfinderleiters versteht jeder etwas anderes unter „9:30“. Für manche bedeutet das 9:25, für andere 9:45. Aber „9:32“ verweist für alle auf einen eindeutigen Zeitpunkt. Deshalb setzte der Leiter manchmal absichtlich seltsame Uhrzeiten wie „Treffen heute um 6:07“ fest
Wenn ich in diesem Meetingraum gewesen wäre, hätte mich das eher beruhigt. Meetings in Großunternehmen enden ohne einen äußeren Anlass oft nie, daher ist es hilfreich, wenn jemand anklopft
In einem Startup dauerten Marketing- und Vertriebsmeetings viel zu lange, also habe ich selbst in einem Uhrengeschäft eine Kuckucksuhr gekauft und im Besprechungsraum aufgehängt. Sie schlug alle 15 Minuten, woraufhin die Meetings kürzer wurden und auch seltener stattfanden. Der CEO und die Office-Managerin mochten die Uhr ebenfalls sehr
Ich habe schon lange das Gefühl, dass in Meetings von mehr als 45 Minuten die Konzentration nachlässt. Deshalb begrenze ich Meetings, die ich veranstalte, immer auf 45 Minuten. Heute arbeite ich zu 100 % remote und nutze das so, dass ich die für mich irrelevanten Teile ignoriere und in der Zeit HN-Kommentare schreibe
Im Artikel wirken die Eindringlinge in den Meetingraum wie die Bösen, aber ich bin auf ihrer Seite. Ich habe weit mehr unnötig in die Länge gezogene Meetings erlebt als wirklich notwendige lange Meetings. In Organisationen mit vielen Meetings wird es zum Problem, wenn regelmäßig bis zum Ende oder darüber hinaus gedehnt wird. Dann kommt man zu spät zum nächsten Termin oder muss auf biologische Pausen verzichten
Man muss nur die Agenda klar festlegen und die Regeln streng einhalten. Wenn alles erledigt ist, wird das Meeting sofort beendet
Ich habe sogar schon 90-minütige Stand-up-Meetings erlebt. In solchen Momenten sind Leute, die auf ein Ende nach 10 Minuten drängen, echte Helden
In einer Firma verließen nach 70 bis 80 Minuten einige Mitarbeitende demonstrativ den Besprechungsraum, um eine Pause zu erzwingen. Meist wurden Gespräche dann in kleinen Gruppen produktiver, und erst dadurch endete das Meeting schließlich schneller
Die Leute wollen in Meetings herumhängen, statt echte Arbeit zu machen. Je länger das Meeting, desto länger wird man dafür bezahlt, nichts zu tun. Meetings sind oft nicht einmal notwendig und die schlechteste Art, Informationen zu vermitteln
Manchmal habe ich in Videokonferenzen so getan, als würde jemand anklopfen, um sie zwangsweise zu beenden
Ich mochte Meetings im Pomodoro-Stil. Sie waren eine Prüfung von Wille und Durchhaltevermögen
Das Problem, dass „ein 50-Minuten-Meeting immer zu einer vollen Stunde wird“, lässt sich lösen, indem man zu einer krummen Zeit wie 9:10 Uhr beginnt. Dann gibt es mit 10 Uhr einen klaren Endzeitpunkt, während bei einem Start um 9 Uhr viele eben nicht nach 50 Minuten aufhören, sondern bis 10 Uhr ziehen
Das ist ein kultureller Unterschied: Manche orientieren sich immer exakt an der Uhrzeit, andere kommen regelmäßig zu spät. Ich hätte exakt um 9:50 Schluss gemacht
An der University of Michigan hatte sich diese Praxis ebenfalls ganz natürlich eingespielt, und ich mochte dieses System. Ich habe gehört, dass es 2018 offiziell abgeschafft wurde
Unser Team hat eine Kultur entwickelt, bei der alle Meetings 5 Minuten später beginnen und immer zur vollen oder halben Stunde enden, also 55-Minuten-Meetings. Da das Nachbarteam genau dann anklopft und hereinkommt, beschwert sich niemand darüber
Das ist in Wirklichkeit keine Lösung. Meetings gehen typischerweise weiter, solange die nächste Gruppe nicht hereinkommt und einen hinauswirft
Auch wenn man den Rat hört, einfach um 9:10 Uhr zu beginnen, läuft es in der Praxis oft so, dass manche Meetings angeblich um 9 anfangen, tatsächlich aber erst um 9:10 losgehen. Setzt man sie dann auf 9:10, beginnen sie eben erst um 9:20
Tatsächlich würde es genau wie beschrieben einfach bis zur Endzeit weiterlaufen
Ich habe Larry Page selbst schon aus einem Meetingraum geworfen. Dass er den Raum ohne Anspruchsdenken freigemacht hat, hat meinen Respekt gewonnen
Ich kann die Sicht von Larry Page eher nachvollziehen. Jemand sollte Meetings vorantreiben, und innerhalb der vorgegebenen Zeit sollte es ein erwartetes Ergebnis geben, etwa eine Entscheidung. Wenn nach 45 Minuten noch keine Antwort da ist, sollte man Hausaufgaben vergeben und später noch einmal zusammenkommen. Gerade diese Art von „malicious compliance“ schafft eine Kultur, in der Meetings pünktlich enden und alle zur Toilette gehen können
Nicht jedes Treffen muss zwingend auf eine Entscheidung hinauslaufen. Es gibt auch Briefings, All-Hands, Stand-ups, Diskussionen, Lunch-and-Learn-Sessions und andere Formate mit unterschiedlichen Zielen. Entsprechend braucht man dafür auch passende Zeitplanung und Raumzuweisung
Für mich haben Meetings ohne Ergebnis wenig Wert. Es muss nicht unbedingt eine konkrete Entscheidung sein, aber ein „sichtbares Ergebnis“ sollte es geben. Wenn zwei Leute 30 Minuten reden und davon nirgends etwas festgehalten wird, ist das wertlos. Heutzutage scheinen Menschen immer mehr davor zurückzuschrecken, Informationen festzuhalten, und das ist ein Problem
Es gibt auch diskussionsorientierte Meetings, bei denen keine Entscheidung nötig ist. Manchmal braucht es solche Termine einfach, um die Ausrichtung einer ganzen Organisation zu synchronisieren
Ich mochte nie, dass eine schriftlich festgelegte Richtlinie zur sozialen Norm wurde, die dann ständig ignoriert wird. Wenn eine Regel lange bestehen soll, dann sollte man sie ändern oder konsequent durchsetzen
Ende der 90er hatte eine Managerin immer 50-Minuten-Meetings angesetzt und stand nach exakt 50 Minuten auf und ging. Selbst wenn gerade jemand Höherrangiges sprach, klappte sie höflich, aber bestimmt ihre Mappe zu und verließ den Raum
Es gab die Vorgabe, dass „alle in Meetings Input liefern“ müssten. Dadurch blieb zwischendurch nicht einmal Zeit zum Programmieren oder Refaktorieren. Ich habe mich deshalb gelegentlich absichtlich in große zweistündige Meetings gesetzt, die ich normalerweise nicht gebraucht hätte, nur um Zeit zum Coden zu haben. Auch das ist eine Art von malicious compliance
Besser wäre es, wenn man das Recht hätte, Einladungen zu unnötigen Meetings abzulehnen. Dass in Großunternehmen aus einem bloßen „vielleicht brauchen wir die Person noch“ heraus immer mehr Leute eingeladen werden, ist ein chronisches Problem
Ich habe mich auch schon mit anderen Entwicklern abgesprochen und einfach ein zweistündiges „dev sync“-Meeting in den Kalender gesetzt, ohne dass tatsächlich irgendein Treffen stattfand
Ich frage mich, warum man dann nicht einfach das Meeting auslässt und refaktoriert. Wenn man Meetings als Vorwand braucht, damit andere einem die Zeit nicht wegnehmen, ist die Firmenkultur bereits extrem ineffizient. In so einem Umfeld sollte man ernsthaft über einen Jobwechsel nachdenken