Böswillige Regelbefolgung per Besprechungsraum-Reservierung

• Nachdem Larry Page 2011 Google-CEO geworden war und die Meeting-Kultur reformieren wollte, machte ein Team, das den Google-Calendar-Standardwert wörtlich befolgte, eine Schwachstelle im Betrieb der Besprechungsräume sichtbar
• Das schnell gewachsene Google war zu einer Organisation mit 30.000 Mitarbeitenden geworden, und Page wollte Projekte reduzieren, um sich auf „more wood behind fewer arrows“ zu konzentrieren
• Die Reform der Meetings sah vor, Entscheidungsträger zu benennen, die Zahl der Teilnehmenden auf 10 zu begrenzen und 1-stündige Meetings auf 50 Minuten zu verkürzen, damit Zeit für Pausen bleibt
• Das Calendar-Team änderte die Standarddauer von Meetings auf 25 Minuten bzw. 50 Minuten, doch in der Praxis liefen viele Besprechungen weiter, bis die nächste Person an die Tür klopfte
• Ein Team im NYC-Büro reservierte die letzten 10 freien Minuten pro Stunde für Stand-ups und verdrängte damit bestehende Meetings, wodurch die Lücke zwischen Richtlinie und tatsächlichem Verhalten unverändert sichtbar wurde

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Larry Pages Meeting-Reform und die Calendar-Standardwerte

• 2011 wurde Larry Page anstelle von Eric Schmidt CEO von Google; damals wuchs Google mit 30.000 Mitarbeitenden sehr schnell
• Mit dem Wachstum der Organisation wurden Projekte ambitionierter und langwieriger, und Fehlschläge wurden stärker spürbar
• Eine von Pages ersten Maßnahmen war es, Projekte einzustellen, die taktisch oder strategisch nicht passten, und sich auf weniger Vorhaben zu konzentrieren
  • Diese Linie wurde mit dem Ausdruck „more wood behind fewer arrows“ zusammengefasst
  • Als Beispiel sollte Google Buzz eingestellt werden, um sich auf Google+ zu konzentrieren
• Anschließend wollte Page per firmenweiter E-Mail die Art von Meetings verändern
  • Jedes Meeting braucht einen Entscheidungsträger
  • Die Zahl der Teilnehmenden soll auf höchstens 10 begrenzt werden
  • Wer an einem Meeting teilnimmt, soll sich einbringen; sonst muss die Person nicht dabei sein
  • Ein 1-stündiges Meeting soll nur 50 Minuten dauern, damit man auf die Toilette gehen oder kurz pausieren kann
• Später wurden einige Formulierungen eher in Richtung Eigenschaften „entscheidungsorientierter Meetings“ abgeschwächt, doch das Unbehagen blieb, dass nicht alle Meetings zur Entscheidungsfindung stattfinden
• In einer Q&A-Runde fragte jemand, ob die Standarddauer in Google Calendar statt 30 und 60 Minuten auf 25 und 50 Minuten geändert werden sollte, und Page antwortete mit „yes“
• Das Calendar-Team setzte diese Änderung um, doch in der Realität endeten Meetings, die um 2:50 vorbei sein sollten, oft nicht pünktlich und gingen weiter, bis die Teilnehmenden des nächsten Meetings an die Tür klopften

Das NYC-Team, das den letzten 10-Minuten-Slot reservierte

• Ein Team im NYC-Büro stellte fest, dass das eigene Stand-up in etwa 10 Minuten abgeschlossen war
• Als 50-minütige Meetings zum Standard wurden, blieben im Kalender der Besprechungsräume oft die letzten 10 Minuten jeder Stunde frei
• Dieses Team konkurrierte nicht mit 30-Minuten-Meetings, sondern begann, die verbleibenden freien 10-Minuten-Slots im Kalender der Besprechungsräume für Stand-ups zu reservieren
• Tatsächlich klopfte um 2:50 jemand an die Tür eines Besprechungsraums und sagte: „Ich habe den Raum reserviert.“
  • Die Person im Raum antwortete: „Nein, es ist jetzt 2:50.“
  • Die Person vor der Tür sagte, man solle noch einmal in den Kalender des Besprechungsraums schauen: Das bestehende Meeting sei nur für 50 Minuten reserviert, und sie selbst hätten die letzten 10 Minuten für ein Stand-up gebucht
  • Am Ende verließen die Personen im Raum den Besprechungsraum
• Diese Vorgehensweise war böswillige Regelbefolgung, die sich strikt an die im Calendar angezeigte Reservierung hielt; die Erwartung „Es ist nur ein Standardwert, eigentlich wollten wir den Raum eine Stunde nutzen“ kollidierte mit der Kalender-Realität „Wir sind jetzt die aktuellen Reservierenden“
• Dieses Team tat das zweimal; welches Team es war oder welche Motive dahinterstanden, ist nicht bekannt

[roxie]

Böswillige Regelbefolgung? Was für eine geniale Strategie.

[GN⁺]

Kommentare auf Hacker News

• An der U of M wurde dieses Problem gelöst, indem Lehrveranstaltungen offiziell 10 Minuten später begannen als angekündigt
  Eine Vorlesung von 10 bis 11 Uhr fand zum Beispiel tatsächlich von 10:10 bis 11 Uhr statt, und niemand kam vor 10:10
  Technisch gesehen ist es dasselbe, aber zur vollen Stunde gibt es einen ziemlich starken Ankereffekt: Um 11:01 noch im Konferenzraum zu sitzen fühlt sich viel später an, als um 10:51 noch dort zu sein

  • An finnischen Universitäten und auch an anderen europäischen Hochschulen gibt es die Tradition des akademischen Viertels, bei der ein für 10 Uhr angesetzter Termin tatsächlich um 10:15 begann
    Soweit ich mich erinnere, bedeutete eine exakte Zeitangabe wie 10:00, dass wirklich pünktlich begonnen wurde
    Ich habe gehört, der Ursprung liege in der Zeit, als Menschen die genaue Uhrzeit nicht leicht feststellen konnten: Nach dem Glockenschlag zur vollen Stunde sollte den Studierenden Zeit bleiben, zum Hörsaal zu gehen
  • An der Michigan State schloss ein Mathematikprofessor namens Wade Ramey nach Beginn der Vorlesung die Tür ab, sodass man nicht mehr hineinkam, wenn man zu spät war
    Hausaufgaben mussten zwingend zusammengetackert abgegeben werden, und auf Aufgaben gab es auch Minuspunkte
    Wenn man in einem Beweisschritt schrieb: „Ich weiß nicht, wie man X macht“, gab es 0 Punkte; schrieb man aber etwas Falsches, wurden dafür Punkte abgezogen
    Trotzdem war er ein guter Professor, und der Unterricht hat Spaß gemacht
  • In Deutschland und anderen Ländern gab es eine Zeit, in der ein um 15 Minuten verspäteter Beginn im akademischen Betrieb Standard war; im Stundenplan wurde das mit c.t. gekennzeichnet. Das steht für „cum tempore“
    Als ich studierte, war das schon größtenteils abgeschafft, und manchmal wurde die Anfangszeit ausdrücklich als „sine tempore“ angegeben
  • Das nennt man https://en.wikipedia.org/wiki/Academic_quarter_(class_timing.... Üblicherweise sind es 15 Minuten
  • Auch bei vielen großen Tech-Unternehmen wird diese Vorgehensweise schnell zum Standard
    Interne Kalender-Tools legen Meetings standardmäßig so an, dass sie 5 Minuten später als zur vollen bzw. halben Stunde beginnen und zur vollen bzw. halben Stunde enden; bei Bedarf kann man das ändern
    Da man sich nicht in den Besprechungsraum teleportieren kann, ist das naheliegend, und wenn man in so einer Firma arbeitet, ist man für diese Regelung zu 100 % dankbar. Seniors, die den ganzen Tag in Meetings stecken, bekommen so auch Zeit für den Gang zur Toilette
    Wenn eure Firma das noch nicht macht, ist es einen Blick wert; und wenn ihr Senior seid, solltet ihr die Einführung vorantreiben. Viele Kalender-Tools haben eine Option für standardmäßige Meeting-Puffer, die man nur einschalten muss

• Das ist weniger „böswillige Befolgung“ als vielmehr gewissenhafte Durchsetzung
  Echte böswillige Befolgung wäre gewesen, wenn dasselbe Team denselben Raum direkt hintereinander für ein 50-Minuten-Meeting und ein 10-Minuten-Meeting gebucht hätte

  • Es ist eher ein Clickbait-Schlagwort. Wenn alle Geschichten so harmlos wären, würde das Genre nicht funktionieren
    Im Gegenteil: Das Unternehmen optimierte die Auslastung der Besprechungsräume und sparte Geld, und die vom CEO gewünschte Pause wurde ebenfalls erzwungen
    „Böswillig“ war nur das Team, das sich dagegen wehrte, nach 50 Minuten zu gehen; und die haben sich nicht einmal an die Regel gehalten
  • Selbst das als gewissenhaft zu bezeichnen, fällt schwer; sie wirken eher wie die einzigen vernünftigen Leute im Unternehmen
    Am meisten falsch lag offenbar Page: Nach außen hin traf er eine coole, fortschrittliche Entscheidung, problematisch war aber, dass seine Untergebenen sich nicht gegen einen törichten Eingriff von oben stellen oder eine schlechte Richtlinie ignorieren konnten
    Die zweitgrößte Schuld tragen die Beteiligten der Geschichte, also die Leute, die nach Ablauf der 50 Minuten in der nicht reservierten Zeit den Raum weiter nutzten
    Das ist zwar ganz natürlich. Es passiert in der Praxis ständig, und bei einer zweistündigen Buchung wäre es genauso gewesen. Der entscheidende Punkt ist aber, dass sie sich in einem reservierten Raum befanden und diese Reservierung nicht ihnen gehörte
  • Ich sehe das genauso. Ich dachte, die böswillige Befolgung am Ende bestünde darin, 50 Minuten zu reservieren und dann weitere 10 Minuten zusätzlich zu buchen
    Einen nicht reservierten Slot zu nutzen ist einfach nur das Buchen eines Meetings

• Mein Scoutmaster hatte dazu eine Theorie: Für verschiedene Menschen bedeutet „9:30“ Unterschiedliches – für die einen 9:25, für andere 9:45 –, aber 9:32 gibt es nur einmal
  Deshalb verwendete er manchmal seltsame Zeiten, etwa dass wir uns heute um 6:07 treffen

  • Saratoga, Kalifornien, nutzt etwas Ähnliches
    Auf dem kurvigen Abschnitt der Quito Road zwischen Bicknell Road und Pollard Road gilt zwar ein Tempolimit von 25 mph, aber in schärferen Kurven stehen Empfehlungsschilder für die Geschwindigkeit mit Zahlen wie 17, 19, 21 oder 22 mph, um die Aufmerksamkeit der Fahrer zu wecken und sie zum Abbremsen zu bringen
  • Zuerst dachte ich, es ginge um meinen Scoutmaster. Am Ende waren die Details dann doch anders
    Die geplante Ankunftszeit bei Campingausflügen war immer so etwas wie 9:59 am, und dann kamen die Leute irgendwann kurz vor 10 oder spätestens gegen 10:10
    Wenn die geplante Ankunftszeit 10:00 war, interpretierten die Leute das als „irgendwann um zehn“ und tauchten um 10:45 auf
  • Seltsame Zeiten durchbrechen die Autopilot-Gewohnheit, grob aufzurunden und dann zu spät zu kommen

• Wenn ich in diesem Raum gewesen wäre, wäre ich eher erleichtert gewesen
  Meetings in Großunternehmen zogen sich oft ewig hin, wenn es keinen erzwungenen Abbruchfaktor wie ein Klopfen an der Tür gab

  • In einem Startup waren die Meetings erdrückend
    Ich hatte Code zu schreiben, aber Marketing- und Vertriebsleute, die nicht einmal ein Produkt zum Verkaufen hatten, redeten endlos über ziemlich belanglose Dinge, sodass ich die Hälfte der Woche in mehrstündigen Meetings festsaß
    Eines Tages kamen wir nach dem Mittagessen mit Kollegen zurück und liefen an einem Uhrengeschäft vorbei. Wir gingen hinein, kauften eine nicht allzu teure Kuckucksuhr und hängten sie an die Wand des einzigen großen Konferenzraums
    Alle 15 Minuten surrte sie, kurz vor der vollen Stunde klickte sie, und dann rief sie so oft wie nötig KUCKUCK, KUCKUCK. Die Marketing- und Vertriebsleute hassten sie wirklich, aber die Meetings wurden kürzer und seltener
    Der CEO mochte diese Uhr sehr, und wenn ich vergaß, sie aufzuziehen, zog der CEO oder ein Manager sie stattdessen auf
  • Vor einigen Jahren wurde mir klar, dass ich in Meetings von mehr als 45 Minuten die Konzentration verliere
    Deshalb habe ich, wenn ich ein Meeting leite, immer ein Zeitlimit von 45 Minuten gesetzt. Ich weiß nicht, ob die Leute dankbar waren oder es gehasst haben, aber für mich hat es funktioniert
    Heute arbeite ich zu 100 % remote und habe die Flexibilität, Teile von Meetings, die mich nichts angehen, mental auszublenden und in der Zeit HN-Kommentare zu schreiben
  • Der Artikel stellt die Leute, die in den Konferenzraum kamen, wie die Bösewichte dar, aber ich hatte mehr Verständnis für diese Seite
    Ich habe viel mehr einstündige Meetings erlebt, die unnötig lang waren, als Meetings, die zu kurz waren
    In Organisationen mit vielen Meetings ist es wirklich nervig, wenn jemand ein Meeting leitet, der es bis zum Ende der Zeit oder darüber hinaus zieht
    Diese paar Minuten bringen selten Ergebnisse, die den Stress aufwiegen, zum nächsten Meeting rennen zu müssen oder zu entscheiden, ob man noch später kommt oder sich Zeit für Toilette/Wasser/Snack nimmt
  • Mein Vorschlag wäre: eine Agenda haben, eine Regel aufstellen, sich strikt an die Agenda zu halten, und einander dabei helfen, diese Regel einzuhalten
    Wenn die Agenda erledigt ist, ist auch das Meeting vorbei
  • An einigen Arbeitsplätzen stand nach etwa 70 bis 80 Minuten jemand mutig auf, verließ den Konferenzraum und erzwang damit eine Pause
    Nach dem Motto: Wenn wir hier ohnehin festsitzen, gehe ich wenigstens auf die Toilette und hole mir noch einen Kaffee
    Meistens wiederholen die Leute zu diesem Zeitpunkt wegen des stickigen Raums und des langen Meetings ohnehin schon dieselben Dinge
    Wenn jemand aufsteht, die Tür öffnet und sich bewegt, und ein oder zwei Gruppen dabei Nebengespräche führen, ist der Rest des Meetings danach meist schnell beendet

• Die Lösung für das Problem „50-Minuten-Meetings werden immer zu einer Stunde“ ist, um 9:10 Uhr zu beginnen und um 10:00 Uhr einen klaren psychologischen Endpunkt zu haben
  Wenn man es auf 9:00 Uhr legt, hört natürlich niemand um 9:50 Uhr auf

  • Manche kommen pünktlich, manche zu spät. Das wirkt wie ein kultureller Unterschied, und man versteht einander nicht
    Es hieß: „Natürlich hört niemand um 9:50 Uhr auf“, aber ich würde genau das tun
  • Leider ist das keine Lösung
    Wie der Artikel richtig feststellt, laufen Meetings unabhängig von der Wanduhr weiter, bis die nächsten Leute kommen und einen hinauswerfen. Das ist ein universelles Gesetz von Bürogebäuden
  • Die Lösung „Wenn man um 9:10 Uhr beginnt, hat man mit 10:00 Uhr einen klaren mentalen Endpunkt“ funktioniert leider nicht besonders gut
    Ich habe mehrmals erlebt, dass ein für 9:00 Uhr angesetztes Meeting tatsächlich erst um 9:10 Uhr begann
    Wenn es für 9:10 Uhr angesetzt gewesen wäre, hätte es vermutlich erst um 9:20 Uhr angefangen
  • An der U of M war das praktisch die übliche Praxis, und sie war sehr gut
    Allerdings scheinen sie diese Praxis 2018 beendet zu haben
    https://record.umich.edu/articles/university-updating-start-...
  • Unser Team hat gemeinsam beschlossen, alle Meetings 5 Minuten später zu beginnen und an der 30-Minuten-Grenze zu beenden. Statt 50-Minuten-Meetings machen wir also 55-Minuten-Meetings
    Das lässt sich leicht durchsetzen, weil angrenzende Teams an der 30-Minuten-Grenze an die Tür klopfen. Man kann ihnen weder die Schuld geben noch sich über sie ärgern

• In dieser Sache stimme ich Larry zu
  Jemand muss das Meeting führen, und innerhalb der vorgesehenen Zeit sollte das erwartete Ergebnis herauskommen, zum Beispiel eine Entscheidung
  Wenn man nach 45 Minuten der Antwort nicht nähergekommen ist, sollte man meiner Meinung nach Rechercheaufgaben verteilen und sich erneut treffen
  Böswillige Befolgung in diesem Kontext ist etwas Gutes, weil sie eine Umgebung schafft, in der das Meeting endet und alle auf die Toilette gehen können

  • Wir brauchen auch ein Wort für „bestimmte Leute kommen für eine bestimmte Zeit zusammen und tun etwas, bei dem keine bestimmte Entscheidung getroffen wird“, und auch für solche Dinge sollte man Zeit und Räume reservieren können
    Beispiele sind Unterricht, Briefings, klassische unternehmensweite Meetings, Standups und Lunch-Seminare
    Wenn man noch nie ein Standup erlebt hat, das nach 45 Sekunden endet, weil alle „nichts blockiert, keine Anfragen“ melden, dann sind entweder zu viele Leute im Standup oder die Organisation steht unter übermäßigem Druck
  • Meetings ohne erkennbares Ergebnis halte ich größtenteils für sinnlos
    Es muss nicht unbedingt eine konkrete Entscheidung sein, aber es sollte ein greifbares Ergebnis geben. „Die Studierenden haben Technologie X gelernt“ ist ein greifbares Ergebnis
    Wenn 2 von 10 Teilnehmenden 30 Minuten lang reden und nichts dokumentiert wird, ist das keines
    Merkwürdigerweise sehe ich häufiger Widerstand gegen Aufzeichnung oder Dokumentation, und das halte ich für keine gute Entwicklung
  • Nicht jedes Meeting dient dazu, eine Entscheidung zu treffen
    Manche Meetings sind einfach dazu da, ein Thema zu besprechen, damit alle dasselbe Verständnis haben
  • Es ist etwas traurig, dass grundlegende menschliche Bedürfnisse wie Toilettenpausen politische bzw. organisatorische Eingriffe erfordern

• Ich hasse es, wenn offiziell festgelegte Richtlinien wie „nur Papier“ behandelt und ignoriert werden; solche Leute sind meine Helden
  Wenn es vorübergehend ist oder eine Übergangsphase, verstehe ich das. Das kann passieren
  Aber wenn eine Regel lange existiert und es faktisch zum Standard geworden ist, sie zu ignorieren, sollte man die Regel ändern oder anfangen, sie zu befolgen

  • Es gibt eine alte staatsbürgerliche Maxime: verachtete Gesetze erzeugen Verachtung für alle Gesetze
    Wenn Menschen sich an Unsinn gewöhnen, wird alles zu Unsinn
    Der Grund, warum solche Regeln nicht abgeschafft werden, ist, dass man Angst hat, jemandes Gefühle zu verletzen. Aber unsere Gefühle werden auch ständig verletzt; am Ende geht es also darum, wessen Gefühle einem wichtig sind

• Ende der 90er gab es an meinem Arbeitsplatz eine Managerin, bei der man erleichtert war, wenn sie ein Meeting ansetzte
  Sie plante Meetings für 50 Minuten und beendete sie, egal was war, exakt nach 50 Minuten, stand auf und verließ den Raum
  Einmal sah ich, wie ein ranghöherer Executive gerade zu einer langen Tirade ansetzte, sie ihm aber höflich, aber bestimmt sagte, dass die Zeit vorbei sei, die Mappe schloss, die sie immer zu Meetings mitbrachte, und den Raum verließ

  • So eine standhafte Managerin habe ich lange nicht mehr gesehen

• Die Regel „Alle in einem Meeting müssen etwas beitragen, sonst sollten sie nicht im Meeting sein“ hätte in einigen Firmen, in denen ich gearbeitet habe, die letzten freien Zeitfenster zum Reparieren, Refactoring und Warten von Systemen zunichtegemacht.
  Tatsächlich habe ich einmal meinen Manager gebeten, mich zu einem monatlichen, zweistündigen, wiederkehrenden Meeting mit über 50 Personen hinzuzufügen, damit ich Refactoring machen konnte.
  Auch das könnte eine Form von böswilliger Befolgung sein.

  • Eine bessere Regel wäre meiner Ansicht nach, den Leuten die Befugnis zu geben, sich selbst aus unnötigen Meetings herauszunehmen.
    Einfach alle einzuladen, nur weil sie vielleicht gebraucht werden könnten, war in den meisten Großunternehmen, in denen ich gearbeitet oder mit denen ich zusammengearbeitet habe, ein echtes Problem.
  • Hol noch andere Entwickler dazu, setze einen zweistündigen dev sync an und trefft euch dann einfach nicht.
  • Das verstehe ich überhaupt nicht. Man kann doch einfach das Meeting auslassen und in der Zeit refactoren.
    Wenn man ein Meeting als Vorwand braucht, damit andere einem die Zeit nicht wegnehmen können, ist es Zeit, sich einen neuen Job zu suchen. Das ist wirklich ein ernsthaft dysfunktionaler Zustand.

• Vielleicht lag es daran, dass es ein anderes Büro war, aber 25- und 50-Minuten-Meetings waren ziemlich üblich, und wenn jemand einen Raum gebucht hatte, wurde das zu 100 % respektiert.
  Das galt nicht als besondere Pingeligkeit, sondern als grundlegende Höflichkeit, die Termine im Meeting-Kalender einzuhalten.