Die nie endende .txt-Datei ist meine Produktivitäts-App (2020)

 (jeffhuang.com)
6 Punkte von GN⁺ 2025-12-13 | 2 Kommentare | Auf WhatsApp teilen
  • Seit 14 Jahren wird ein einzelnes textbasiertes Produktivitätssystem genutzt, in dem Termine, To-dos und Besprechungsprotokolle zentral verwaltet werden
  • Jeden Abend wird der Kalender für den nächsten Tag an das Ende der Textdatei angehängt, um die Aufgabenliste für den Tag zu erstellen, und nach Abschluss als Aufzeichnung hinterlegt
  • Die Datei ist auf über 51.690 Zeilen gewachsen und dient als komplette History von Forschungsnotizen, Sitzungsprotokollen und Leistungsnachweisen
  • Über Tags (#idea, #annual usw.) und die Suchfunktion lassen sich Ideen, Jahresberichte und Verbesserungen im Unterricht schnell aufrufen
  • Statt komplexer Apps wird mit einer einfachen Textdatei Arbeitskontrolle und Nachhaltigkeit erreicht

Vereinfachtes Produktivitätsystem seit der Studienzeit

  • Mehrere To-do-Apps und Tracker wurden ausprobiert, doch Termine, Notizen und Ideen waren auf mehrere Systeme verteilt und damit ineffizient
  • Letztlich wurden alle Arbeitsbereiche in eine einzige Textdatei überführt, die seit 14 Jahren fortlaufend genutzt wird
  • Dieses Vorgehen skaliert, auch wenn die Arbeitsmenge wächst, und hat sich als zentrales Produktivitätswerkzeug etabliert

Tägliche Listen mit Kalender-Verknüpfung

  • Das einzige externe Tool ist der Online-Kalender, in dem alle Planungen unabhängig von festen Zeiten eingetragen werden
  • Jeden Abend werden die Termine und Aufgaben für den nächsten Tag am Ende der Textdatei ergänzt, um den Tagesplan zu schärfen
  • Im Kalender sind Meetings, Erledigungen und Forschungsarbeiten enthalten; zu viel Arbeit wird auf ein anderes Datum verschoben oder in kleinere Einheiten aufgeteilt
  • Durch diesen Prozess lässt sich genau abschätzen, wie viel pro Tag realistisch zu schaffen ist

Funktion als Protokoll

  • Die Tagesaufgabenliste wird sofort zu einem Arbeitsprotokoll, sodass nachvollziehbar bleibt, was wann erledigt wurde
  • Die aktuelle Datei läuft seit Beginn der Arbeit vor neun Jahren und enthält heute 51.690 Zeilen
  • Alle Tätigkeiten als Lehrperson, Sitzungsinhalte und Ideen sind in einer Datei gesammelt
  • In Beispielen sind Tagesabläufe mit Meetings, Studierendenberatung, Manuskriptprüfung und Forschungsideen detailliert dokumentiert

Suche und Tags als Skalierung

  • Einheitliche Schreibregeln und Shortcuts erhöhen die Suchqualität
    • Beispiel: Eine Suche nach "meet with" zeigt mehr als 3.000 Meeting-Einträge
    • Mit #idea, #annual und #nextui werden Ideen, Jahresberichte und Themen zur Vorlesungsverbesserung klassifiziert
  • Die Textdatei ist sehr flexibel und gut zugänglich, wodurch der Tagesfortschritt sofort erkennbar ist
  • Als Editor wird Ultraedit genutzt, dieselben Funktionen lassen sich jedoch mit anderen Editoren realisieren

E-Mail-Management und Alltagspraxis

  • E-Mails werden mit Rot-/Orange-/Gelb-Farben markiert
    • Rot: sofort bearbeiten, Orange: später bearbeiten, Gelb: auf Antwort warten
  • Am Ende des Tages werden Orange- und Gelb-Mails geprüft, um Folgemaßnahmen festzulegen
  • Der Fokus liegt auf Prioritätensteuerung statt auf einem leeren Postfach
  • Der Alltagsablauf ist wie folgt strukturiert
    • Überprüfung der am Vortag erstellten Aufgabenliste
    • Abarbeiten des Plans und Erledigen zusätzlicher Arbeiten in nicht verplanten Zeiten
    • Überprüfung der E-Mail-Farben
    • Kopieren und Ergänzen des Plans für den nächsten Tag

Stärken und Grenzen des Systems

  • Am Morgen ist sofort klar, welche Aufgaben anstehen
  • Es muss nichts im Kopf behalten werden: keine Termine oder Folgeschritte
  • Die Vergangenheit ist leicht abrufbar, sodass die Produktivität pro Tag messbar ist
  • Es gibt keine wachsende Liste aufgeschobener Aufgaben
  • Über Remote Desktop kann von allen Geräten zugegriffen werden
  • Bei Überlast werden die Arbeitsmengen angepasst, z. B. durch Aufheben von E-Mail-Markierungen oder Löschen von Kalendereinträgen
  • Es kann passieren, dass einzelne Fragen oder Forschungschancen ausgelassen werden, aber die Methode ist effektiv, um eine nachhaltige Auslastung zu halten

Fazit

  • Ein einfaches auf Textdateien basierendes System ersetzt komplexe Produktivitäts-Apps und belegt langfristige Effizienz
  • Der Autor hofft, dass Leserinnen und Leser, die diesen Ansatz testen, Feedback geben und Ideen teilen

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2 Kommentare

 
tk2rush90 2025-12-15

Ich habe diese Methode auch erst vor Kurzem für mich entdeckt und nutze sie gerade, daher freue ich mich, jemanden mit derselben Herangehensweise zu treffen, haha.
Ich habe allerlei Produktivitäts-Apps ausprobiert, einige sogar selbst gebaut, aber am angenehmsten ist es letztlich, alles in einer Textdatei zu verwalten.
Besonders praktisch ist es, wenn man die Textdatei in einer IDE bearbeitet, weil man dann die vertrautesten Tastenkürzel verwenden kann.
 
GN⁺ 2025-12-13
Hacker-News-Kommentare

  • In letzter Zeit habe ich das Gefühl, dass nützlicher technischer Fortschritt vor 10 bis 20 Jahren stehen geblieben ist
    Schon mit Technik von vor 2000 konnte man ohne Abogebühren einen stabilen Stack betreiben
    Wie in dem Artikel „An SVG is all you need“, den ich heute gelesen habe, finde ich, dass einfache ältere Technologien wie SVG oder RSS immer noch großartig sind
    Ich denke, textfiles, makefiles, perl, php, rss, irc, vim/emacs usw. waren in der Praxis tatsächlich besser als die heutigen Werkzeuge, die angeblich „besser“ sind
    Deshalb frage ich mich: Gibt es unter den Technologien der letzten 5 Jahre etwas, das wirklich besser ist als das, was es vor 20 Jahren gab?

    • Ich finde, dass LLMs die Art, wie wir menschliches Wissen erkunden, komplett verändert haben
      Früher war Google mein Retter, jetzt ist es wie ein magischer Spiegel, der das Wissen der Menschheit komprimiert und auf Fragen Antworten in neuen Kombinationen zeigt
      Natürlich ist das nicht perfekt und halluziniert auch, aber trotzdem sehr nützlich
      Für Anfänger kann es allerdings in die Irre führen, wenn sie ihm blind folgen
      Trotzdem halte ich diesen „magischen Spiegel“ für die größte Technologie der letzten 5 Jahre
    • Ich war in den letzten 5 Jahren beeindruckt von Tools wie Uv for Python, Nix, Ghostty und DuckDB
      Trotzdem hat sich mein Kern-Toolkit seit Mitte der 2000er kaum verändert
      Ich nutze immer noch Emacs und baue Cloud-Pipelines mit gMake
    • Ich denke, dass sich die Fortschritte seit den 2000ern vor allem darauf konzentriert haben, Nichtfachleuten den Zugang zu erleichtern
      Früher war Technik dank intuitiver UX leicht, heute fühlt es sich so an, als hätten organisatorische Ineffizienz großer Unternehmen und Marktmonopole die Qualität verschlechtert
    • Ich würde Obsidian nennen. Ironischerweise ist es am Ende nur eine UI auf Textdateien
    • Es gibt kein mächtigeres Medium als Plain Text
      Lesen, Bearbeiten, Versionsverwaltung, Sprachumwandlung und Drucken sind damit alle effizient und platzsparend möglich

  • Wenn man in notepad.exe in die erste Zeile .LOG schreibt, wird beim Öffnen der Datei automatisch ein Zeitstempel ergänzt
    Mit der Taste F5 kann man die Zeit auch direkt einfügen. Seit Jahren reicht mir allein diese Funktion völlig aus

    • Ich finde, Windows Notepad ist ein unterschätztes Tool
      Es nervt nicht mit lästigen Speicherabfragen beim Schließen, und neuerdings gibt es sogar Tabs
      Unter macOS oder Linux gibt es nichts Vergleichbares
    • Solche Tipps sind wirklich nützlich. Sie sind unter Notepad Tips & Tricks gesammelt
    • Ich habe kürzlich getestet und festgestellt, dass Notepad inzwischen auch als Markdown-Viewer funktioniert. Ob das eine gute Entwicklung ist, weiß ich noch nicht

  • Ich folge seit Langem der Philosophie, nativ im Betriebssystem zu bleiben
    Ich verwende so weit wie möglich offene Formate und interoperable Tools
    Ich behandle Inhalte datenorientiert und bevorzuge Strukturen, die man bei Bedarf leicht wieder verlassen kann
    Empfehlenswerte Quellen dazu sind Steph Angos Texte, Plain Text Organizer, die Plain Text Life-Vorlage und das Plain Text Project

    • Der verlinkte „A Plain Text Personal Organizer“ führt zu einer Werbeseite

  • Anfang der 2000er habe ich viele todo.txt-Dateien benutzt, bin aber 2005 zu OneNote gewechselt und verwende bis heute seit 20 Jahren dieselben Notizen
    Fast alle Gedanken und Ideen meines Lebens sind dort drin, perfekt synchronisiert
    Weil es einfach und zuverlässig ist, gehört es zu den wichtigsten Apps in meinem Leben

    • Ich nutze die Kombination aus Google Keep und GDocs
      Kurze Notizen speichere ich in Keep, strukturierte Notizen in GDocs
      Einige Dokumente sind auf die Größe kleiner Bücher angewachsen, und mit Google Takeout mache ich regelmäßige Backups
    • Mich würde interessieren, wie du OneNote im Alltag nutzt und wie du deine Notizen strukturierst und verwaltest

  • Früher war meine Produktivitäts-App ein ungespeichertes Sublime-Text-Dokument

    • Bei mir ähnlich. Ich habe in 14 Jahren mehrfach das OS gewechselt, aber immer noch Dateien wie „Geschäftsideen.txt“
    • Bei der Arbeit habe ich Notepad++ benutzt. Es hatte mehr von den Funktionen, die ich brauchte, als das normale Notepad
    • Auch jetzt nutze ich beim Arbeiten allein immer noch ungespeicherte Notepad++-Dateien
    • Für mich ist diese Arbeitsweise allein ebenfalls am angenehmsten. Am Ende kehrt man doch wieder dazu zurück
    • Ich arbeite auch immer noch so. Mich würde interessieren, ob du inzwischen etwas anderes benutzt

  • Ich nutze einen ähnlichen Workflow mit Emacs + org mode
    Für jede Firma lege ich eine neue Datei an und ergänze tägliche Aufzeichnungen, TODOs und Shell-Snippets
    Ich habe eine Datei, die seit 2017 fortgeführt wird, und wenn man sie in ein LLM steckt, sind auch Zusammenfassungen oder semantische Suche möglich

    • Ich nutze ebenfalls org mode und sehe mit org-agenda von EasyOrg Termine und Notizen auf einen Blick
    • Ich verwende zusätzlich Org-gtd, Org-Roam und Org-journal. Alles ist lokal und per grep durchsuchbar

  • Vor etwa einem Jahr habe ich einen ähnlichen Blogpost gelesen, war davon inspiriert und habe angefangen, selbst eine persönliche Produktivitäts-App zu entwickeln
    Ich werde sie bald veröffentlichen; sie ähnelt dem Notepad-Ansatz, wird aber eine etwas erweiterte Version sein

  • Da ich Notizen mit eingemischten Code- oder Datendateien verwalte, habe ich eine Shell-Funktion namens today erstellt, die automatisch tagesbezogene Verzeichnisse anlegt
    Mit emacs $(today)/tasks.org öffne ich sofort die Aufgaben-Datei des Tages und kann sie leicht mit CLI-Tools verwalten
    Mit wget -P $(today) lassen sich Daten sehr bequem nach Tagen sortieren

  • Mir ist klar geworden, dass ich meine Notizen fast nie noch einmal lese, deshalb füge ich neuen Inhalt jetzt oben in einer einzigen Notiz hinzu
    Der Akt des Schreibens selbst ist Teil des Denkprozesses

    • Ich füge neue Inhalte auch immer am Anfang einer Notiz ein. Mit Zeitstempel ist es noch besser
      Ich nutze das nicht nur für einfache Notizen, sondern auch für Entwürfe, Berichte und sogar zum Schreiben von Code
    • Der größte Teil des Werts liegt im Akt des Aufschreibens selbst
      Deshalb schreibe ich lieber von Hand. Dinge, die es wert sind, später noch einmal nachzuschlagen, übertrage ich danach oder setze ein Bookmark

  • Ich protokolliere meine Laborarbeit und Arbeitszeiten mit Google Sheets
    Auf dem Homescreen meines Smartphones liegt ein Shortcut, damit ich jederzeit etwas eintragen kann
    Ein Tab mit automatischen Berechnungen summiert die gesamte Arbeitszeit, und fett markierte Einträge sind noch nicht erledigte Aufgaben
    Beim Schreiben von Berichten ist es eine große Hilfe, weil alle Aufzeichnungen chronologisch geordnet sind
    Es ist das Tool, das in meinem Leben die größte organisatorische Veränderung bewirkt hat

    • Für mobile Eingaben ist es noch praktischer, ein Google Form anzubinden
      Ich nutze das auf dieselbe Weise auch zur Erfassung meines Trainings