- Seit 14 Jahren wird ein einzelnes textbasiertes Produktivitätssystem genutzt, in dem Termine, To-dos und Besprechungsprotokolle zentral verwaltet werden
- Jeden Abend wird der Kalender für den nächsten Tag an das Ende der Textdatei angehängt, um die Aufgabenliste für den Tag zu erstellen, und nach Abschluss als Aufzeichnung hinterlegt
- Die Datei ist auf über 51.690 Zeilen gewachsen und dient als komplette History von Forschungsnotizen, Sitzungsprotokollen und Leistungsnachweisen
- Über Tags (#idea, #annual usw.) und die Suchfunktion lassen sich Ideen, Jahresberichte und Verbesserungen im Unterricht schnell aufrufen
- Statt komplexer Apps wird mit einer einfachen Textdatei Arbeitskontrolle und Nachhaltigkeit erreicht
Vereinfachtes Produktivitätsystem seit der Studienzeit
- Mehrere To-do-Apps und Tracker wurden ausprobiert, doch Termine, Notizen und Ideen waren auf mehrere Systeme verteilt und damit ineffizient
- Letztlich wurden alle Arbeitsbereiche in eine einzige Textdatei überführt, die seit 14 Jahren fortlaufend genutzt wird
- Dieses Vorgehen skaliert, auch wenn die Arbeitsmenge wächst, und hat sich als zentrales Produktivitätswerkzeug etabliert
Tägliche Listen mit Kalender-Verknüpfung
- Das einzige externe Tool ist der Online-Kalender, in dem alle Planungen unabhängig von festen Zeiten eingetragen werden
- Jeden Abend werden die Termine und Aufgaben für den nächsten Tag am Ende der Textdatei ergänzt, um den Tagesplan zu schärfen
- Im Kalender sind Meetings, Erledigungen und Forschungsarbeiten enthalten; zu viel Arbeit wird auf ein anderes Datum verschoben oder in kleinere Einheiten aufgeteilt
- Durch diesen Prozess lässt sich genau abschätzen, wie viel pro Tag realistisch zu schaffen ist
Funktion als Protokoll
- Die Tagesaufgabenliste wird sofort zu einem Arbeitsprotokoll, sodass nachvollziehbar bleibt, was wann erledigt wurde
- Die aktuelle Datei läuft seit Beginn der Arbeit vor neun Jahren und enthält heute 51.690 Zeilen
- Alle Tätigkeiten als Lehrperson, Sitzungsinhalte und Ideen sind in einer Datei gesammelt
- In Beispielen sind Tagesabläufe mit Meetings, Studierendenberatung, Manuskriptprüfung und Forschungsideen detailliert dokumentiert
Suche und Tags als Skalierung
- Einheitliche Schreibregeln und Shortcuts erhöhen die Suchqualität
- Beispiel: Eine Suche nach "meet with" zeigt mehr als 3.000 Meeting-Einträge
- Mit #idea, #annual und #nextui werden Ideen, Jahresberichte und Themen zur Vorlesungsverbesserung klassifiziert
- Die Textdatei ist sehr flexibel und gut zugänglich, wodurch der Tagesfortschritt sofort erkennbar ist
- Als Editor wird Ultraedit genutzt, dieselben Funktionen lassen sich jedoch mit anderen Editoren realisieren
E-Mail-Management und Alltagspraxis
- E-Mails werden mit Rot-/Orange-/Gelb-Farben markiert
- Rot: sofort bearbeiten, Orange: später bearbeiten, Gelb: auf Antwort warten
- Am Ende des Tages werden Orange- und Gelb-Mails geprüft, um Folgemaßnahmen festzulegen
- Der Fokus liegt auf Prioritätensteuerung statt auf einem leeren Postfach
- Der Alltagsablauf ist wie folgt strukturiert
- Überprüfung der am Vortag erstellten Aufgabenliste
- Abarbeiten des Plans und Erledigen zusätzlicher Arbeiten in nicht verplanten Zeiten
- Überprüfung der E-Mail-Farben
- Kopieren und Ergänzen des Plans für den nächsten Tag
Stärken und Grenzen des Systems
- Am Morgen ist sofort klar, welche Aufgaben anstehen
- Es muss nichts im Kopf behalten werden: keine Termine oder Folgeschritte
- Die Vergangenheit ist leicht abrufbar, sodass die Produktivität pro Tag messbar ist
- Es gibt keine wachsende Liste aufgeschobener Aufgaben
- Über Remote Desktop kann von allen Geräten zugegriffen werden
- Bei Überlast werden die Arbeitsmengen angepasst, z. B. durch Aufheben von E-Mail-Markierungen oder Löschen von Kalendereinträgen
- Es kann passieren, dass einzelne Fragen oder Forschungschancen ausgelassen werden, aber die Methode ist effektiv, um eine nachhaltige Auslastung zu halten
Fazit
- Ein einfaches auf Textdateien basierendes System ersetzt komplexe Produktivitäts-Apps und belegt langfristige Effizienz
- Der Autor hofft, dass Leserinnen und Leser, die diesen Ansatz testen, Feedback geben und Ideen teilen
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