- Projekt-Statusberichte vermitteln Führungskräften die nötigen Entscheidungsinformationen schneller, wenn sie mit der Schlussfolgerung beginnen statt mit langem Hintergrund
- Der empfohlene Ablauf ist Punchline → aktueller Status → nächste Schritte → Erklärung, und der erste Satz sollte nur Fakten ohne Ausschmückung enthalten
- Diese Methode wirkt anfangs ungewohnt, reduziert aber vage Erklärungen, die den Kernpunkt zu spät offenlegen, und spart Zeit beim Reporting
- Der 17-jährige Sohn Raj sagte direkt nach dem Unfall zuerst „Dad, I’m OK; the bull is dead“ und teilte damit sofort seine Sicherheit und die Kernlage mit
- Auch Projektberichte werden klarer, wenn sie wie die umgekehrte Pyramide im Journalismus die wichtigsten Fakten an den Anfang stellen
Statusberichte mit der Schlussfolgerung zuerst
- Projekt-Statusberichte in Engineering-Teams lassen sich in vier Schritte gliedern
- Punchline: Zuerst nur die Fakten nennen. Beispiele: „Milestone 4 wurde nicht rechtzeitig abgeschlossen und Task 8 konnte nicht wie geplant begonnen werden“ oder „Die Charter-Freigabe wurde planmäßig erteilt“
- Aktueller Status: Erklären, welche Auswirkungen diese Tatsache auf das Projekt hat. Beispiel: „Durch den verpassten Milestone hat sich der kritische Pfad um 5 Tage verzögert“
- Nächste Schritte: Mögliche Lösungen und die Chance auf Aufholung nennen. Beispiel: „In den nächsten 2 Wochen können wir 3 Tage aufholen, werden aber dennoch 2 Tage im Verzug bleiben“
- Erklärung: Die Ursache der Punchline ergänzen. Beispiel: „Von den 5 Tagen Verzögerung entstanden 2, weil ein Hardware-Interface-Problem zu spät entdeckt wurde, und 3, weil das Team wegen Produktionsproblemen dem Kundensupport helfen musste“
- Eine häufige Form des Reportings erklärt erst ausführlich, warum etwas schiefgelaufen ist, und kommt dann zum Kernpunkt; dieser Ansatz setzt jedoch die wichtigsten Informationen ganz an den Anfang
- Anfangs war das ungewohnt, doch nachdem sich die Teammitglieder daran gewöhnt hatten, bevorzugten sie die klareren Aussagen und den geringeren Zeitaufwand für die Vermittlung des Kernpunkts
Der Fall „Mir geht’s gut, der Bulle ist tot“
- Spät in der Nacht rief der 17-jährige Sohn Raj an, der erst seit kurzer Zeit fuhr, nachdem seine Eltern sich Sorgen gemacht hatten, weil er während eines Sturms nicht nach Hause gekommen war
- Der erste Satz „Dad, I’m OK; the bull is dead“ war eine Punchline, die zuerst Sicherheit und den Kern des Unfalls vermittelte
- Danach sagte er: „Das Auto ist beschädigt, aber fahrbereit“, und machte damit klar, dass es zwar einen Unfall gegeben hatte, das Fahrzeug aber nicht völlig zerstört war
- Anschließend schilderte er der Reihe nach den Unfallort, dass jemand in der Nähe die Polizei gerufen hatte, und dass er einige Fotos von der Unfallstelle gemacht hatte
- Diese Reihenfolge entspricht dem Stil der umgekehrten Pyramide im Journalismus, bei dem Schlussfolgerung, wichtigste Fakten und dann Details folgen
- Würde man den Projektstatus dagegen wie in wissenschaftlichem Schreiben in der Reihenfolge Problemstellung, Hintergrund, Einflussfaktoren und Schlussfolgerung berichten, ermüdet das Publikum leicht, bevor es beim Kern ankommt
- In Projektberichten sollte man deshalb zuerst die Punchline nennen, damit unnötige Erklärungen wegfallen und die nötigen Informationen schnell ankommen
1 Kommentare
Hacker-News-Kommentare
Ich habe schon als Kind gelernt, auf diese Weise zu sprechen. Mein Vater war im Alltag ein guter Vater, aber wenn er zu früh Schlüsse zog, während ich noch redete, wurde er schnell wütend.
Wenn ich zum Beispiel sagte: „Ich war bei Freunden, und alle haben geraucht“, schloss er daraus, dass ich geraucht hätte, wurde wütend und ließ sich vom Gegenteil nicht überzeugen, bis er sich beruhigt hatte. Also gewöhnte ich mir an, zuerst etwas zu sagen wie: „Ich habe nicht geraucht. Aber meine Freunde haben geraucht“, und dann war es in Ordnung.
Wenn ich meinen eigenen Zustand mitteile, formuliere ich es ähnlich wie im Artikel, aber ich bin mir nicht sicher, ob das eine positive Charaktereigenschaft ist. Es wirkt eher wie ein Angstproblem. Im Beispiel aus dem Artikel fände ich „Ich habe den Stier angefahren, mir geht es gut, dem Stier nicht“ viel natürlicher und nützlicher.
Eine Sache, die mir an Contact gefiel, war, dass Ellie, als ihr Funk fast nur noch aus Rauschen besteht, immer wieder wiederholt, dass sie startbereit ist – bis unmittelbar vor dem tatsächlichen Start.
In einem typischen billigen Film liefe es eher so: „Krrr… ist der Mörder! Ich habe Sarahs Leiche gefunden. Vertrau ihm nicht!“, gefolgt von: „Ob sie mich gehört hat? Hoffen wir, dass er jetzt nicht gerade Leute umbringt.“
Es reicht oft nicht, eine Idee nur gegen offensichtliche, aber falsche Kritikrichtungen abzusichern; man muss auch die Satzreihenfolge richtig anlegen und darauf achten, ob man bei Gutachtern irgendeinen psychologischen Schalter umlegt, der sie sofort in eine einfache Ablehnungslogik fallen lässt. Das gut zu können, ist wirklich eine Fähigkeit und endet nicht bei der Hard-Science-Kompetenz, mit der man den Beitrag erarbeitet. Man muss ihn auch auf die richtige Weise verkaufen und rahmen können.
Ich mag diese Art der Kommunikation sehr, weil sie sowohl in echten Notfällen als auch bei so etwas wie einer nicht funktionierenden Firmen-App äußerst nützlich ist. Wenn man mit der schlechten Nachricht beginnt, kann die andere Person sofort anfangen, sich das Schlimmste auszumalen; insgesamt reduziert es also auch Angst.
Also eher: „Die Daten sind sicher, es ist kein Einbruch, wir werden per DDoS angegriffen“ statt „Es gibt einen groß angelegten DDoS-Angriff, der die Dienste X, Y und Z betrifft, aber wir vermuten keinen Datenabfluss und keinen Datenverlust.“
Trotzdem ist die Grundidee stimmig und nützlich. Wenn die wichtigste Tatsache zuerst kommt, können Zuhörer den folgenden Kontext und die Erklärung viel leichter einordnen und mich stoppen, wenn ich abschweife.
Ein Problem, das ich in der Kommunikation häufig sehe, ist, dass Leute mit ausführlichem Kontext anfangen. Dann denkt man: „Warum erzählt er mir das?“, und es wird schwer zu beurteilen, was wichtig ist und was mit mir zu tun hat.
Vor ein paar Jahren schrieb ich ihr: „Mir geht es gut, aber das Auto scheint komplett hinüber zu sein. Kannst du zu [Unfallort] kommen? Ich brauche eine Mitfahrgelegenheit nach Hause.“
Meine Mutter war am Ende natürlich trotzdem völlig erschrocken, wie sie eben ist, aber tatsächlich hatte ich nur ein paar blaue Flecken, und das Auto wurde wirklich als Totalschaden abgeschrieben.
Der Artikel vergleicht den Einstieg über den Hintergrund mit einem „akademischen Ansatz“, aber echte wissenschaftliche Paper beginnen nicht so. Sie beginnen mit einem Abstract, der den gesamten Inhalt sehr knapp vorwegnimmt.
Es gibt auch einen praktischen Rat, den man Doktoranden häufig gibt: Lies den Abstract, lies das Fazit, lies die Einleitung und danach den Rest.
Ich frage mich, ob es wirklich so war. Mit „Mir geht es gut“ anzufangen ist gut, aber danach sollte wohl „Ich hatte einen Unfall“ kommen und anschließend „das Auto ist in Ordnung“ oder „ich habe einen Bullen angefahren oder wurde von einem Bullen gerammt, und der Bulle ist tot“.
„Mir geht es gut und ich bin in Sicherheit, ich hatte einen Verkehrsunfall, hier ist mein Standort, es ist nicht dringend“ sind für Eltern die wichtigsten und handlungsrelevanten Informationen. Der Bulle und ob er lebt oder tot ist, sind irrelevant. Es liest sich, als würden zwei Roboter beim Versuch, knapp zu sprechen, an der Kommunikation scheitern. Noch einmal: Vielleicht ist es ein kultureller Unterschied.
Vielleicht ist es eine Frage der Perspektive. Er war 17, es war spät in der Nacht, und er hatte gerade einen Verkehrsunfall, bei dem ein Bulle starb; seine Fähigkeit, die Perspektive der Eltern mitzudenken, könnte also etwas eingeschränkt gewesen sein.
Trotzdem hat er es gut gemacht, und ich halte es für eine gute Geschichte. Gut, dass er unverletzt ist; er hatte Glück. Schade um den Bullen, RIP.
Wenn man einen Projektstatusbericht so aufbaut, gibt es ausreichend Kontext, und das Publikum will neue Informationen statt zusätzlichen Kontext. Natürlich ändert sich das, wenn sich die Balance verschiebt.
Mit „Mir geht es gut“ zu beginnen, war im Kontext richtig. Der Kontext ist ein unerwarteter Anruf des eigenen Kindes zu einer unheilvollen Uhrzeit, also hat die Frage der Sicherheit oberste Priorität. Aber danach ein Rätsel über einen Bullen aufzuwerfen, ist im selben Kontext nutzloser Unsinn.
Außerdem war auch die Stelle mit „ein wenig wütend“ nicht besonders gut. Er war wütend, weil sein Sohn einen Verkehrsunfall hatte? War das, bevor oder nachdem er den Grund für den Unfall kannte? Wo ist dieser Kontext, und warum wurde er nicht in der Struktur geliefert, die ein paar Absätze zuvor vorgestellt wurde?
Was ist mit dem Bullen passiert? Dass der Text die Leser in der Luft hängen lässt, schwächt seine Aussage. Alles Interessante wurde ausgelassen. „James Bond überlebt, vereitelt den Plan des Bösewichts und bekommt die Frau“ ist kein Film. Ich glaube, ich würde ungern mit jemandem arbeiten oder Zeit verbringen müssen, der so kommuniziert.
Ich glaube nicht, dass der Autor vorschlägt, jede Kommunikation auf diese Weise zu führen. Wenn man eine Geschichte erzählt, ist es in Ordnung, Spannung aufrechtzuerhalten. Aber sollte man Spannung als Werkzeug einsetzen, wenn man einem geliebten Menschen mitteilt, dass man einen Unfall hatte?
In der beruflichen Kommunikation gibt es Dinge, die eher zum ersten Fall gehören, und Dinge, die eher zum zweiten gehören. Aber der Default ist meistens in 95 % der Zeit narrativ und spannungserzeugend.
Man sollte bewusster wählen und in bestimmten Situationen die umgekehrte Pyramidenstruktur verwenden, um Spannung aus der Kommunikation herauszunehmen.
Der Wert des ursprünglichen Ratschlags liegt weniger in den Bedeutungsunterschieden zwischen den einzelnen Schritten, sondern darin, dass diese Reihenfolge verhindert, dass man das tatsächlich Geschehene beschönigt oder verwässert. Sie zwingt das Team, die Fakten klar und unverzerrt anzuerkennen.
Wenn man die Geschichte aber ohne Erklärung beendet, fehlt ein großer Teil dessen, was nötig ist, um zu verstehen, was passiert ist.
Diese Frage hat mich so sehr beschäftigt, dass ich 2004 eine Frage geschickt habe — vielleicht war es ein echter Papierbrief, vielleicht auch eine E-Mail, aber sagen wir der dramatischen Wirkung halber, ich hätte eine Briefmarke auf einen Papierbrief geklebt und wäre 20 Meilen bergauf bis zur Post gelaufen.
Die Frage wurde im Magazin veröffentlicht, und auch die Antwort von Herrn Kapur erschien im Magazin. Mit meinen Suchfähigkeiten finde ich die damalige Antwort jedoch nicht.
Leider erinnere ich mich nicht mehr an die Antwort, also geht der Cliffhanger weiter.
https://www.computerworld.com/article/2567061/no-bull-approa...
Das ist keine Inhaltsangabe eines James-Bond-Films, aber genau das scheint der Punkt zu sein. Nicht jedes Ereignis braucht eine actiongeladene Erzählung. Manche Dinge passieren einfach, und wir müssen den Status so kommunizieren, dass keine starke emotionale Reaktion ausgelöst wird, weil eine solche Reaktion bei der Bewältigung der Lage stört.
Das ist fast das Gegenteil von Filmen, deren Ziel in der Regel gerade ist, emotionale Reaktionen hervorzurufen.
Die Methode, die Kernaussage zuerst zu nennen, funktioniert nur, wenn die andere Person weiß, worüber ich spreche. In diesem Fall gibt es keinen vorherigen Kontext zu „diesem Bullen“, sodass der Zuhörer nicht wissen kann, was „der Bulle ist tot“ tatsächlich bedeutet. Ist wirklich ein Bulle gestorben, oder ist es eine Metapher für etwas anderes?
Der richtige Bericht wäre etwa: „Mir geht es gut, aber ich hatte einen Unfall. Ich habe einen Bullen angefahren und getötet.“ Als Titel ist das allerdings deutlich weniger attraktiv.
Es ist leicht zu sagen, er habe es falsch formuliert, aber verglichen mit einem panischen Telefonanruf ist das ziemlich gut.
Solche Verfahren helfen dabei, die natürliche Reaktion auf eine Situation zu überschreiben. Menschen glauben in Krisen oft, sie würden ruhig bleiben, aber Panik bringt einen dazu, seltsame Dinge zu tun.
Es liest sich unterhaltsam, aber ich weiß nicht, ob die Aufnahme von „der Bulle ist tot“ ein gutes Beispiel für effektive Kommunikation durch Entfernen von Ballast ist. „Das Auto ist beschädigt, aber fahrbereit“ ist ein gutes Beispiel; die Information über den bislang unerklärten toten Bullen ist inzwischen aber nicht relevant und daher eher Ballast.
Ohne Erklärung ist der Empfänger verwirrt und konzentriert sich auf diese technisch irrelevante Information. Weitere Details werden nicht geliefert.
Trotzdem ist der Text selbst gut, und die Kernaussage bleibt gültig. Ich finde nur, dass das Beispiel nicht perfekt ist.
http://www.sixwordstories.net
Bin ich der Einzige, der das Gefühl hat, dass diesem Text der letzte Teil fehlt? Ich brauche eine Erklärung, wie der Bulle gestorben ist
Die Frage wurde im Magazin veröffentlicht, und auch die Antwort von Herrn Kapur erschien dort. Aber mit meinen Suchkünsten finde ich die damalige Antwort nicht
Leider erinnere ich mich nicht an die Antwort, also bleibt das Cliffhanger-Ende bestehen
https://www.computerworld.com/article/2567061/no-bull-approa...
Nein, nach „Mir geht es gut, und der Bulle ist tot“ noch zu sagen „Das Auto ist beschädigt, aber fahrbereit“ ist keine effektive Art, zu vermitteln, was passiert ist. Das Ziel von Kommunikation ist nicht, dass die andere Person lauter Lücken füllt und ein Puzzle löst
Ich habe den Text heute früher gelesen, fand ihn gut, und beim späteren Nachdenken sind mir dann auch die merkwürdigen Punkte aufgefallen. Ein Datenstück vorwegzuwerfen, auf das man später überhaupt nicht mehr eingeht, und dann „Details später“ zu sagen, ist natürlich dumm. Trotzdem ist der Satz „Der Bulle ist tot“ so stark, dass er mir immer noch im Kopf ist
Beim Schreiben von E-Mails mag ich BLUF sehr, also die Schlussfolgerung ganz an den Anfang zu stellen; man kann das auch als Erweiterung davon sehen
Für Dinge wie Projektstatusberichte scheint das gut zu sein. Schön, dass es direkt zum Kern kommt
Im Leben bin ich mir aber nicht sicher. Neigen Menschen nicht dazu, ihre eigenen Verletzungen herunterzuspielen, wenn sie anderen davon erzählen? In „Mir geht es gut, ich hatte einen Autounfall“ kann „geht es gut“ alles bedeuten, von „völlig unversehrt“ bis „ich werde den Rest meines Lebens Rückenprobleme und juristische Probleme haben, aber ich lebe noch“
Dagegen ist bei „Mir geht es gut, meine Freundin hat mich verlassen. Gehen wir ein Bier trinken?“ die Spanne der Möglichkeiten viel enger
Wenn jemand als Erstes sagt, dass es ihm gut geht, ist eindeutig etwas ziemlich Schlimmes passiert. Deshalb wäre „Ich hatte einen kleinen Auffahrunfall, niemand ist verletzt, und ich werde wohl etwas später kommen“ besser
Daran musste ich denken: In fiktiven Krimis lädt Mrs Marple, nachdem sie alle Hinweise gesammelt hat, alle zur großen Zusammenfassung am Schluss ein und enthüllt den Mörder
Eine Folge von Inspector Columbo beginnt mit dem Mord selbst, und der Täter ist klar zu sehen. Danach verfolgen wir, wie Columbo die Hinweise sammelt und das Motiv entdeckt
Wir neigen dazu, uns wie Mrs Marple zu verhalten, auch wenn wir wie Columbo handeln sollten