Ich habe alle ToDo-Apps ausprobiert, bin am Ende aber wieder bei einer .txt-Datei gelandet
(al3rez.com)- Ich habe unzählige Apps wie Notion, Todoist, Things 3 ausprobiert, bin am Ende aber wieder zu einer simplen Textdatei namens todo.txt zurückgekehrt
- Apps haben meine Produktivität durch Abogebühren, Synchronisierungsfehler und den Aufwand für zu viele Funktionen eher verschlechtert
- Aktuell nutze ich ein System mit einer einzigen Textdatei, in der ich Aufgaben nach Datum notiere und laufend Notizen ergänze
- Die Vorteile sind jederzeitiger Zugriff, schnelles Erfassen und Suchen, volle Kontrolle und ein langfristig beständiges Format
- Der Kern von Produktivität ist nicht das Tool, sondern der einfache Prozess aus aufschreiben, prüfen und ausführen
- Wichtig ist eine einfache und nachhaltige Methode
Einleitung: Die endlose Suche nach der Produktivitäts-App
- Über Jahre hinweg habe ich verschiedenste Apps verwendet, darunter Notion, Todoist, Things 3, OmniFocus, Asana, Trello, Any.do, TickTick und sogar eine selbst gebaute To-do-App
- Dabei ging viel Zeit für das Einrichten komplexer Kategorien, Tags, Projekte und Labels verloren
- Probleme der Apps selbst, etwa Monetarisierung, Synchronisierungsfehler oder Firmenübernahmen, waren immer wieder frustrierend
- Ich habe erlebt, wie ineffizient es ist, mehr Zeit in die Verwaltung eines komplexen Systems als in die eigentliche Arbeit zu stecken
Eigene Erfahrungen mit den einzelnen Apps
- Notion: Ich habe mir sogar ein komplexes Life-OS gebaut, es aber schon nach wenigen Tagen nicht mehr genutzt
- Todoist: Ich habe nur noch das Punktesystem wie ein Spiel verfolgt, statt die eigentliche Arbeit zu erledigen
- Things 3: Schön und teuer, aber ich habe trotzdem ständig Dinge vergessen
- Trello: Ich habe Kanban-Boards gebaut, aber für Einzelpersonen statt eines Startups passt das nicht gut
- OmniFocus: So mächtig, dass allein das Lernen zu viel Aufwand war und mehr Zeit kostete als die eigentliche Arbeit
Der entscheidende Wendepunkt
- An einem Tag mit leerem Handy-Akku habe ich meine Aufgaben einfach sofort auf einen Post-it-Zettel geschrieben
- Mit nur vier schlicht notierten Aufgaben habe ich alles erledigt
- Eine einfache Liste ohne komplexe Funktionen sorgt am Ende für höhere Produktivität
Mein aktuelles System: genau eine Textdatei
- Ich schreibe alle Aufgaben in eine einzige Textdatei
날짜 시간 할 일 - 서브 메모 추가적인 할 일 - Jeden Abend schreibe ich den Plan für den nächsten Tag als Text auf
- Aufgaben mit fester Zeit bekommen eine Zeitangabe, Unterpunkte notiere ich mit einem Bindestrich
- Erledigte Aufgaben lösche ich oder versehe sie mit einer Ergebnisnotiz, offene Aufgaben werden verschoben
- Wenn man diese Methode beibehält, funktioniert sie zugleich auch als Journal – also als Aufzeichnung davon, mit wem man was gemacht und welche Entscheidungen man getroffen hat
Warum das funktioniert
- Die Datei liegt immer auf meinem Desktop
- Per Tastenkürzel kann ich sie sofort öffnen, der Zugriff ist also extrem schnell
- Mit AI (z. B. Cursor/Claude Code, Neovim + Supermaven) lässt sich die Planung automatisch ergänzen, nötig ist das aber nicht
- Neue Aufgaben sind schnell hinzugefügt, ganz ohne unnötige UI-Navigation oder Klicks
- Mit Textsuche (Cmd+F) lassen sich frühere Einträge schnell wiederfinden
- Die Datei gehört zu 100 % mir – unabhängig von Dienstabschaltungen oder Updates
- Weil es keine funktionale Schönfärberei gibt, ist man ehrlicher zu sich selbst – festgehalten wird nur, ob etwas erledigt wurde oder nicht
- Dauerhafte Kompatibilität – auch Textdateien von vor 20 Jahren lassen sich heute sofort öffnen
Das eigentliche Geheimnis von Produktivität
- Alles, was im Kopf herumschwirrt, auf Papier oder in eine Datei auslagern
- Die Liste konsequent überprüfen
- Die Dinge tatsächlich erledigen
- Alles andere ist nur als Komplexität verkleidete Aufschieberei
Kurze Antworten auf häufige Fragen
- Erinnerungen? : Für zeitbasierte Dinge nutze ich den Kalender
- Projektstruktur? : Ich notiere sie mit Tags wie
[PROJECT] - Zusammenarbeit? : Für die Arbeit nutze ich Arbeitstools, persönliche To-dos bleiben in der txt-Datei
- Mobil nutzen? : Die Datei wird z. B. über Dropbox synchronisiert und lässt sich in jedem Texteditor bearbeiten
Fazit: eine unerwartete Schlussfolgerung
- Meine Produktivität ist viel höher als zu der Zeit, als ich komplexe Apps genutzt habe
- Das beste Produktivitätssystem ist das, das man tatsächlich dauerhaft weiterbenutzt
- Weil es nicht schwer ist und überhaupt nichts eingerichtet werden muss, bleibt man leicht dabei
Selbst ausprobieren: praktische Anleitung
- Datei
todo.txtanlegen - Die Aufgaben für morgen aufschreiben
- Die Aufgaben tatsächlich erledigen
- Währenddessen Notizen ergänzen
- Wenn nötig, einfach mit einer neuen Datumssektion weitermachen
- Wer das nur eine Woche lang ausprobiert, merkt schnell: Einfachheit schlägt Raffinesse fast immer
- Wenn es nicht funktioniert, kann man jederzeit wieder eine neue App ausprobieren
15 Kommentare
https://app.ainote.devsieht gut aus, da es ein einfaches Notizkonzept mit KI istIch nutze unter Linux task warrior :)
Papier ist am besten.
Einfach ist am besten!
Beim Lesen des Artikels musste ich an die TaskPaper-App denken. Sie basiert auf Plain Text und arbeitet im Stil eines Outliners ...
Ich selbst nutze seit etwas mehr als 10 Jahren nur Things, und das ist für mich am bequemsten.
Unter den Funktionen von Things für macOS ist Quick Entry Autofill einfach unglaublich attraktiv ...
Ich aktualisiere einmal pro Woche eine HWP-Datei und drucke sie aus, um sie an meinen Schreibtisch zu hängen. Wenn sich unter der Woche etwas ändert, notiere ich es sofort mit einem Stift auf dem Papier und übernehme es dann beim nächsten Update in die Datei.
Für so etwas sind Papier und Stift eindeutig praktischer.
Ich nutze Apple Erinnerungen. Ich habe mir eine Kanban-Vorlage erstellt und tausche sie jede Woche aus, haha.
Ich nutze die Hosting-Version von focalboard gern und bin sehr zufrieden damit.
hahahahahaha
Auch Google Keep eignet sich gut für die einfache Nutzung.
Ich habe in Google Keep eine To-do-Notiz erstellt und dort täglich meine Aufgaben festgehalten. Inzwischen nutze ich das schon seit drei Jahren. Natürlich gibt es in Google Keep neben der To-do-Notiz noch viele weitere Memos, die ich mir merken will, aber ich habe es so eingestellt, dass beim Öffnen von Google Keep auf dem ersten Bildschirm immer an erster Stelle die To-do-Notiz erscheint.
Auch ich bin durch verschiedene Tools geirrt und nutze aktuell Todoist + Obsidian.
Für die Kalender-Integration und um Gedanken jederzeit auf verschiedenen Geräten festzuhalten, ist Todoist für mich am praktischsten.
Ich bin bei Things + Obsidian gelandet. Things nutze ich für langfristige, Obsidian für kurzfristige To-dos; für mich ist das am einfachsten. Im Notfall kann ich auch mit
- [ ]ein To-do anlegen und es später einfach in Obsidian einfügen..Hacker-News-Kommentare
Ich musste bei der Formulierung „every todo app“ lachen; es gibt in Wirklichkeit Zehntausende Todo-Apps, und die beste davon ist Taskwarrior, das in dieser Liste gefehlt hat
Ich habe früher mehrfach Todo-Listen verwendet, bin am Ende aber immer wieder dazu zurückgekehrt, gar nichts zu benutzen, besonders bei Todo-Listen-Apps. Eigentlich brauche ich wegen meines schlechten Gedächtnisses durchaus Todo-Listen, aber was mir geholfen hat, war, es einfach zu halten. Bei der Arbeit versuche ich, mich immer nur auf eine Sache gleichzeitig zu konzentrieren. Größere Punkte verfolge ich über den Bug-Tracker, aber nicht bis auf die Ebene einer persönlichen Todo-Liste. Zuhause nutze ich nur gelegentlich die Reminders-App auf dem iPhone, um Dinge festzuhalten, die ich nicht vergessen darf. Das passiert nur ein paarmal im Monat. Wenn etwas wirklich wichtig ist, erinnere ich mich ohnehin daran, und wenn nicht, ist es am Ende wohl auch nicht so wichtig. Derzeit nutze ich außer der Reminders-App und dem Bug-Tracker bei der Arbeit überhaupt keine Todo-Listen, und für mich funktioniert das gut genug
Wenn ich die Kommentare in diesem Thread lese, habe ich den Eindruck, dass viele einfache Textdateien für das Beste halten, am Ende aber selbst ziemlich eigenartige Software bauen, um die Funktionen strukturierterer TODO-Apps wieder nachzubilden. Dazu gehören zum Beispiel Erinnerungen, Tags, Kalender-Integration, Priorisierung, das Platzieren der aktuell wichtigen Dinge ganz oben, wiederkehrende Aufgaben, Volltextsuche, Formate wie Markdown und mehr. Zu diesen ineffizienten(?) Methoden gehören etwa TODOs in ein LLM zu werfen und Telegram-Benachrichtigungen zu bekommen, wichtige Dinge manuell an den Anfang der Liste zu schieben, per Skript auf einem VPS zu synchronisieren, per cron Git-Commits zu machen oder Dinge auf Post-its von Hand zu notieren. Ich würde allen empfehlen, emacs org-mode auszuprobieren. Es dauert zwar eine Weile, bis man sich daran gewöhnt hat (vor allem als vim-Nutzer), und die Tastenkürzel sind anders, aber alle oben genannten Funktionen gibt es entweder direkt eingebaut oder über kostenlose Plugins. Der Autor des Originalbeitrags sagt, er habe alle Todo-Apps ausprobiert und sei am Ende wieder bei einfachen Textdateien gelandet, aber ich finde, der nächste Schritt danach ist eigentlich org-mode. Mit technischem Hintergrund ist das meiner Meinung nach ganz klar ein Upgrade. Auch die org-mode-Bibel ist lesenswert
Die meisten dieser Probleme lassen sich lösen, indem man eine Liste pro Datei anlegt. Ich würde Markdown verwenden und auch Obsidian empfehlen. Schau dir Randy Pauschs letzte Vorlesung an und nimm seine Todo-Liste als Referenz. Dinge, bei denen der Zeitplan wichtig ist, sollte man parallel im Kalender führen. Der Schlüssel ist, die Todo-Liste häufig zu öffnen. Wenn man es etwas komplexer haben möchte, kann man zusätzlich eine eigene Inbox-Datei anlegen. Niedriger priorisierte Aufgaben verschiebt man ins Backlog, und für die Priorisierung kann auch das Covey-Quadrantenmodell nützlich sein. Man sollte den Prozess aber nicht unnötig kompliziert machen. Mit LLMs ist heute ohnehin auch so etwas wie das Abfragen von Textdateien oder automatische Kategorisierung möglich
Aus meiner eigenen Erfahrung mit den oben genannten ineffizienten Methoden habe ich gelernt, dass Menschen am Ende einfach ein System wollen, das sich für sie natürlich anfühlt. Die Dokumentation eines von anderen gebauten Systems zu lesen, zu verstehen und an die eigene Denkweise anzupassen, ist viel schwieriger, als etwas selbst zu bauen. Deshalb gewöhnen sich viele auch an kommerzielle Apps inklusive org-mode nicht wirklich
Was Erinnerungen angeht, ist meine Erfahrung, dass sie oft überschätzt werden. Sie helfen nicht dauerhaft, und ich mag es nicht, ständig wegen Dingen gestört zu werden, die ich nicht unbedingt sofort erledigen muss. Ich schalte Benachrichtigungen daher schnell wieder aus. Stattdessen finde ich physische Hinweise im Alltag viel besser. Ein greifbarer Korb oder an ein Board geheftete Notizen sind tatsächlich effektiv. Wenn ich mir zum Beispiel morgens etwas merken will, stelle ich einen nicht dazugehörigen Gegenstand an einen Platz, den ich morgens auf jeden Fall benutze; allein sein Anblick reicht dann, um mich daran zu erinnern. Wenn sich solche physischen Hinweise flexibel in Augmented Reality umsetzen ließen, wäre das ideal. UIs, die nur auf Bildschirme setzen, passen nicht zu mir. Ich möchte, dass die digitale Welt in meinen realen physischen Raum hineinkommt. Ich will Informationen mit beiden Händen und in Bewegung handhaben. Ich wünschte, alle Computer-Interfaces wären näher an der realen Welt
Nach einer langen Liste an Funktionen dann den Wechsel zu einem bestimmten Texteditor und Plugins zu empfehlen, wirkt auf mich so, als wären das Funktionen, die ich gar nicht brauche. Als vim-Nutzer habe ich dieses Muster bei emacs-Nutzern oft gesehen. Ich verstehe und respektiere, dass jemand ein passendes Werkzeug für sich gefunden hat, aber man sollte diese Vorgehensweise nicht allen aufzwingen
Menschen verwenden Textdateien und eigenartige Software, weil sie genau die Struktur wollen, die sie brauchen, und nicht mehr. Außerdem kann sich das Gewünschte mit der Zeit ändern. org-mode bietet viele Optionen und lässt sich anpassen, hat aber gleichzeitig auch starke Einschränkungen. Ich glaube, dass es nur einen sehr kleinen Teil der Leute zufriedenstellen kann, die zu Textdateien wechseln. Die Dokumentation zu org-mode ist als Referenz vor dem Ausprobieren aber dennoch gut
Ich habe praktisch denselben Weg durchgemacht und bin zum gleichen Schluss gekommen, nur beim Handy nicht. Auf Laptop oder Desktop sind txt/md/org-Dateien unschlagbar, aber auf dem Handy ist das wirklich umständlich, weil man sie wie über Dropbox verwenden muss. Außerdem haben die meisten mobilen Notiz-Apps verschiedenste Probleme: Sie sind nicht local-first, proprietär oder abo-basiert, ohne Verschlüsselung oder voll mit Funktionen, aber ohne grundlegende Offline-Volltextsuche. Deshalb habe ich letztes Jahr selbst eine PWA gebaut: unforget PWA demo. Dazu gibt es auch ein SHOW HN. Sie funktioniert tatsächlich problemlos und genau so, wie ich es wollte, zu 100 %, und ich bin sehr zufrieden. In einem Jahr habe ich weniger als fünf Stunden investiert, nur für kleine Anpassungen, und damit ist mein Problem vollständig gelöst
Es gibt ein Format namens todo.txt, das sehr leicht lesbar ist (wie im Beispiel des Fragestellers) und trotzdem die minimal nötigen Funktionen bietet: todo.txt. Ich nutze org-mode ebenfalls seit fünf Jahren und habe diesen Workflow: mein Workflow. Die Dateisynchronisation verwalte ich inzwischen mit Git, und auf dem iPhone nutze ich Plain Org
Ich hätte gern mehr dazu gehört, welche Funktionen in org-mode besonders hilfreich sind. Nützliche Funktionen, die ich kenne, sind verschachtelte Aufgaben, Fälligkeitstermine/Prioritäten, völlig freie Filter, das Speichern vieler Inhalte oder sogar Bilder an einem Eintrag sowie Zustände jenseits von todo/done. Mich würde interessieren, was genau dieses Setup für dich so besonders macht. Ich probiere org-mode immer wieder aus, aber ich bin an vim und Plain Text gewöhnt und komme nie richtig dazu, dabei zu bleiben. Ich hoffe noch auf einen „killer use-case“
Mit dem Teil „todo.txt zu öffnen ist keine einfache Sache“ kann ich mich nicht identifizieren. Soweit ich sehe, wird auch nicht erklärt, ob das todo.txt-Format unter iOS irgendeine bessere Alternative bietet, und am Ende scheint es auch keine besondere Lösung zu geben
Meine Todo-Liste ist sehr simpel und fast jeden Tag gleich
E-Mails prüfen
Kalender prüfen
Jira prüfen
Azure DevOps Board prüfen
Microsoft Tasks prüfen
Confluence prüfen
Teams prüfen
Kalender zuhause prüfen
private E-Mails prüfen
Signal prüfen
WhatsApp prüfen
Kunden-E-Mails prüfen
Kunden-Jira prüfen
Rezept für Benzos nachfüllen lassen
Am Anfang dachte ich noch: „Das ist aber heftig …“, aber der letzte Punkt hat eine unerwartete Wendung gebracht
Mit schottischem Akzent: Ich habe eine andere Wahl getroffen
Ich bin Fan des Org Mode von Emacs und nutze auf dem iPhone BeOrg. Ich teile es hauptsächlich in drei Bereiche auf
todo.org: Dinge, die erledigt werden müssen
backlog.org: Dinge, die nicht sofort nötig sind, aber irgendwann erledigt werden sollten
inbox.org: Ansammlungen von Ideen/Notizen Das Inbox-Konzept habe ich aus Getting Things Done übernommen. In BeOrg habe ich Filter so eingerichtet, dass sich jede Datei leicht einzeln ansehen lässt. Man könnte es auch einfach mit einer einzigen Datei halten, aber für mich fühlt sich diese Einteilung deutlich aufgeräumter an. In inbox.org landet fast alles Mögliche; ich gehe es schnell durch und lösche Unnötiges oder verschiebe es ins Backlog. backlog.org ist im Grunde nur ein Ablageort, und Einträge, die dort lange liegen, betrachte ich als nicht lohnend oder bereits erledigt und lösche sie dann. Siehe auch Org Mode offiziell, BeOrg und Getting Things Done
Ich mag Org Mode, habe aber das Gefühl, dass die benutzerdefinierten Agenda-Ansichten nicht flexibel genug sind. Wenn man mehr will als die gebotenen Einstellungen, muss man tief in emacs lisp einsteigen. Ich wollte zum Beispiel in der globalen TODO-Liste neben jedem Eintrag auch Termine anzeigen, aber die globale Ansicht lässt sich kaum anpassen
Nach einem ähnlichen Prozess nutze ich jetzt zwar Logseq, aber über lange Zeit war eine notes.txt oder todo.txt im Home-Verzeichnis die beste Lösung. Oben stand das Datum, darunter die Notizen, und die Datei wurde per Git versioniert und im dotfiles-Repo abgelegt, damit sie überall synchronisiert war. Mit einem Bash-Alias öffnet
todoautomatisch.todo.txtin nvim, und in vim habe ich ein Mapping gesetzt, bei dem\dateautomatisch eine Datumszeile einfügtMit der Funktion
strftimelässt sich das Datum noch einfacher einfügen, und<esc>ist im Normal-Modus möglicherweise ebenfalls nicht nötigIch öffne Neovim in tmux in einem schwebenden Fenster und lasse mir mit
<leader>gim quickfix-Bereich eine Suche nach Tags anzeigenIch hoste meinen persönlichen Wandkalender selbst. Er kostet zwar ein jährliches Abonnement, ist aber so günstig, dass man kaum darüber nachdenkt. Vor langer Zeit hergestellt mit thumbtack 1.0 und Bic Crystal. Intuitive Oberfläche und gute Bedienbarkeit, mehrsprachige Unterstützung, und man kann ihn auch mit Bleistift verwenden. Wenn ein Termin vorläufig ist, wechsle ich einfach direkt zum Bleistift. Wenn etwas zu tun ist, trage ich es gleich beim entsprechenden Datum und der Uhrzeit ein. Sehr zu empfehlen
Die eigentliche Variable ist natürlich, eine Preisanfrage per Rauchsignal zu schicken
Mich würde interessieren, wie die Multi-User-Umgebung oder die Backup-Strategie aussieht
Ich nutze Todoist sehr leichtgewichtig. Ich füge einfach Aufgaben hinzu, lasse sie auf dem Bildschirm stehen und erledige sie irgendwann; das ist fast dasselbe wie eine Textdatei zu verwenden. Eine Sache, die mit Textdateien schwierig ist, sind wiederkehrende Aufgaben und Notizen zu solchen wiederkehrenden Aufgaben. Zum Beispiel etwas wie eine jährliche Versicherungsprüfung. Wenn man jedes Jahr den relevanten Kontext und Details notiert, kann man sich beim nächsten Erinnern im Folgejahr schnell wieder einarbeiten und die Sache zügig erledigen
Wegen wiederkehrender Aufgaben und Dingen in ferner Zukunft bleibe ich bei Todoist. Dass man in natürlicher Sprache Dinge wie „jeden dritten Freitag im Monat“ eingeben kann, ist wirklich praktisch. Es hat viele leistungsfähige Funktionen, die ich gar nicht vollständig ausnutze
Die Funktion für wiederkehrende Termine ist unverzichtbar, und Todoist unterstützt natürliche Sprache für alles wie „jeden 15. des Monats“ oder „beginnend am Donnerstag alle 8 Wochen“. Solche Automatisierung ist mit einer Textdatei nicht möglich. Im Originaltext hieß es, man habe sich an einem Punktesystem festgebissen und dabei das Wesentliche verloren; wenn das stört, kann man es doch einfach abschalten. Ich verstehe daher nicht, warum man gleich in einen neuen Workflow umzieht. Mein Eindruck ist eher, dass ihm der Stoff für den Blog ausgegangen ist
Ich verwalte in Todoist ebenfalls nur ähnliche wiederkehrende Aufgaben. Früher habe ich viele Funktionen aktiv genutzt, aber je unregelmäßiger und freier meine Arbeit wurde, desto mehr reichte Plain Text aus
Sehr gut geschrieben
Ich verwalte das in Obsidian, indem ich eine Vorlage für tägliche Notizen einrichte, die jeden Tag automatisch den Inhalt des vorherigen Journals übernimmt. Ich glaube, dabei werde ich wohl bleiben.