CUNY zahlte 2013 600 Millionen Dollar an Oracle für HR-Software

Die Auswirkungen des Computersystems CUNYFirst auf die Kontrolle der Hochschulverwaltung

• Die Idee von CUNYFirst war der Aufbau eines integrierten Systems, das alle Geschäftsprozesse der Hochschulen/Campusse zusammenführt

  • Dadurch könnten die Kosten für die Wartung mehrerer redundanter und nicht zusammenarbeitender Drittanbietersysteme gesenkt werden
  • Verwaltung, Mitarbeitende, Lehrende und Studierende könnten Zugang zu Informationen erhalten

• Die Motivation der CUNY-Zentrale hatte jedoch nichts mit diesen Vorteilen zu tun

  • Die CUNY-Zentrale wollte absolute Kontrolle über alle Hochschulaktivitäten, insbesondere über das Curriculum
  • Durch die Kontrolle von Katalogen, Bekanntmachungen, Zeugnissen usw. kann sie das Curriculum kontrollieren
  • Die CUNY-Zentrale wollte Zugriff auf die frei verfügbaren Mittel der Hochschulen

• Die Verhandlungen zum Kauf von CUNYFirst endeten mit einem Scheitern

  • Um das Projekt richtig umzusetzen, wären bis zu 1 Milliarde Dollar nötig gewesen
  • Die CUNY-Zentrale bot deutlich weniger an
  • Die meisten Bieter schieden aus, sodass nur Oracle-PeopleSoft übrig blieb
  • Oracle-PeopleSoft warnte, dass nur Konfiguration, nicht aber Anpassung möglich sei

• CUNY investierte rund 600 Millionen Dollar in das System, doch die Lage verschlechterte sich weiter

  • Geschäftsprozesse wurden ineffizienter, sodass mehr Personal eingestellt werden musste
  • HEOs und einige Verwaltungsangestellte mussten zusätzliche Arbeit leisten

• CUNYFirst funktioniert, aber es funktioniert sehr schlecht

  • Die Benutzeroberfläche entspricht technisch dem Stand der frühen 90er Jahre
  • Weil keine Anpassungen vorgenommen wurden, mussten Kursnummern geändert werden
  • Das Sicherheitsmodell ist ungeeignet, sodass Studierende auf Daten anderer Studierender zugreifen können
  • HR hat Schwierigkeiten, Personen zu verwalten, die an mehreren Campussen unterschiedliche Rollen haben

• Brooklyn College und andere „Wave 3“-Campusse müssen sich anpassen

  • Personen an früheren „Wave“-Campussen haben sich bereits angepasst
  • Das Brooklyn College wird stärker leiden, weil es das beste zusätzliche System hatte

• Frühe Tests scheiterten, aber inzwischen hat sich die Lage etwas verbessert

• Auch wenn CUNYFirst für die Nutzer schlecht ist, ist es für die CUNY-Zentrale ein Erfolg

Zusammenfassung von GN⁺

• CUNYFirst wurde eingeführt, um die Kontrolle der Hochschulverwaltung zu stärken
• Wegen fehlender Anpassungen und ineffizienter Prozesse verursachte es jedoch viele Probleme
• Es belastet Hochschulmitarbeitende und Studierende erheblich
• Dieser Artikel hilft dabei, die Probleme von Verwaltungssystemen an Hochschulen zu verstehen
• Andere Systeme mit ähnlichen Funktionen sind PeopleSoft, Banner usw.

[GN⁺]

Hacker-News-Kommentare

• CUNY Central ignorierte wegen des Eifers, ein zentralisiertes MIS-Tool zu nutzen, Oracles Beschränkung auf „nur Konfiguration“

  • Bestehende Geschäftsprozesse müssten an Oracle angepasst werden, und aktuelle Funktionen würden verschwinden
  • Mitarbeitende, Lehrkräfte und Studierende müssten sich anpassen

• Im Allgemeinen ist es besser, Prozesse an vorhandene Tools anzupassen, als maßgeschneiderte Software zu entwickeln

  • Organisationen sind weniger einzigartig, als man denkt, und maßgeschneiderte Prozesse können auf den Vorlieben früher Mitarbeitender beruhen
  • Maßgeschneiderte Software verursacht laufende Kosten für Updates und Tests
  • Je näher man an Standardprozessen bleibt, desto wahrscheinlicher ist die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

• Kritik an Oracle ist zwar populär, aber die Kosten von 600 Mio. $ sind schwer zu glauben

  • Selbst ein Vertrag über 6 Mio. $ wäre von großer Größenordnung
  • Das gesamte CUNY-Budget im Jahr 2013 betrug 2 Mrd. $
  • Der Hochschulsektor arbeitet mit niedrigen Kosten, und große Tech-Unternehmen gewähren hohe Rabatte
  • Selbst wenn die 600 Mio. $ Kosten über mehrere Jahre verteilt wären, erscheint diese Summe unerreichbar
  • In den jährlichen Finanzberichten von CUNY wird keine so große Ausgabe erwähnt

• Es gab einen Finanzierungsantrag über 175 Mio. $ für die Migration in die Cloud

  • Nur 10–20 % eines Finanzierungsantrags werden tatsächlich an den Softwareanbieter gezahlt
  • Universitäten blähen Finanzierungsanträge auf und nutzen sie als Gelegenheit, andere Rollen zu besetzen
  • Finanzierungsanträge werden normalerweise über mehrere Jahre hinweg genehmigt
  • Die tatsächlichen jährlichen Migrationskosten könnten bei 10–20 Mio. $ liegen

• Die akademische Welt und Hochschulverwaltungen sind schlecht darin, aus einer geschäftlichen Perspektive zu operieren

  • Die Probleme der akademischen Welt werden durch das Studienkreditprogramm aufrechterhalten
  • Wenn das Studienkreditprogramm geändert oder abgeschafft wird, wird die US-Hochschulwelt zusammenbrechen

• Während des Studiums wurde eine Plattform zur Kursverwaltung aufgebaut, verlor aber im Wettbewerb gegen Oracle

  • Oracle ist teuer, aber wenn es einmal eingeführt ist, muss man sich nicht weiter darum kümmern
  • Es wäre schön, wenn es bessere Optionen gäbe, aber EdTech ist ein schwer zu verkaufender Bereich

• Das System CUNYfirst ist ein auf PeopleSoft basierendes System für Kursregistrierung und HR

  • Kürzlich bekam es auf Twitter Aufmerksamkeit

• Es sollte 5–6 Anbieter für HR-Software im Hochschulbereich geben

  • Die Kosten für 1.000 Lizenzen betragen 5.000 $ pro Jahr, insgesamt 5 Mio. $
  • Kosten für Implementierung und Anwenderschulung: 25 Mio. $
  • Kosten für Integrationen mit anderer Software: 25 Mio. $
  • Kosten für Meetings und Schulungen: 5 Mio. $
  • Die Herkunft der verbleibenden 540 Mio. $ ist unklar

• Die IT-Systeme an CUNY-Schulen sind sehr umständlich und nicht intuitiv

  • Allen Studierenden wird eine Mitarbeiter-ID-Nummer zugewiesen
  • Die Kursregistrierung wird über ein E-Commerce-Addon abgewickelt

• 600 Mio. $ sind ein Betrag, mit dem man ein neues Unternehmen gründen und die besten Entwickler einstellen könnte

• Entscheidungen über den Kauf teurer Software werden oft auf falsche Weise getroffen

  • Ausschüsse, die aus Nichtfachleuten bestehen
  • Menschen, die mit guten Absichten beginnen, aber nicht genug Wissen haben
  • Menschen, die es für persönliche Erfolge vorantreiben
  • Menschen mit der Denkweise „Man wird nicht gefeuert, wenn man sich für einen bekannten Anbieter entscheidet“
  • Menschen, die vom Anbieter bestochen werden