GOV.UK Forms öffnet den Zugang

 (gds.blog.gov.uk)
1 Punkte von GN⁺ 2023-10-07 | 1 Kommentare | Auf WhatsApp teilen
  • GDS bereitet innerhalb der private beta eine Ausweitung des Early Access vor, damit zentrale Regierungsbehörden dokumentbasierte Formulare wie PDFs in barrierefreie digitale Formulare umwandeln können
  • GOV.UK Forms ist ein kostenloser Online-Formular-Builder, der ohne technisches Wissen genutzt werden kann und darauf abzielt, Zeit für Formularersteller und die Behörden zu sparen, die Einreichungen bearbeiten
  • Seit der Veröffentlichung des ersten Formulars im Oktober 2022 wurden Routing für Fragen, Entwurfskopien von Live-Formularen und ausführliche Hinweistexte hinzugefügt, wodurch auch komplexere Formulare migriert werden können
  • Der Engpass bei der Ausweitung des Zugangs liegt bei Anmeldung und Rechteverwaltung, daher läuft der Wechsel von GOV.UK Signon zu Auth0 und zu einer produktinternen Rechteverwaltung
  • Early Access startet im November 2023, die public beta ist für die erste Hälfte von 2024 geplant, wobei sich der Zeitplan je nach Erkenntnissen aus der Entwicklung und Prioritäten ändern kann

Das Problem, das GOV.UK Forms lösen will

  • GOV.UK Forms ist ein Online-Formular-Builder zum Erstellen digitaler Formulare für GOV.UK
  • Teams in der Regierung können PDF- und andere dokumentbasierte Formulare in wenigen Minuten in digitale Formulare umwandeln
  • Die erzeugten Formulare müssen für alle Nutzer zugänglich sein und die Public Sector Bodies Accessibility Regulations 2018 einhalten
  • Es sind keine separaten technischen Kenntnisse erforderlich, und das Produkt wird kostenlos angeboten
  • Der Dienst befindet sich derzeit in der private beta, in der mit einer kleinen Zahl von Teams, die Formulare besitzen, validiert wird, wie das Produkt funktioniert und welche Probleme es lösen soll
  • Mit dem Übergang zur public beta werden zentrale Regierungsbehörden GOV.UK Forms frei nutzen können

Plan, die private beta auf Early Access auszuweiten

  • GDS bezeichnet die Phase, in der innerhalb der private beta der Zugang für einen breiteren Nutzerkreis geöffnet wird, als Early Access
  • In dieser Phase können Behörden mit Formularen, die mit den aktuellen Funktionen auskommen, ihre Formulare selbst erstellen, und Nutzer aus der Regierung können das Produkt testen
  • Durch die höhere Nutzerzahl wird vor der public beta auch die Stabilität der Plattform überprüft
  • Zentrale Regierungsbehörden können GOV.UK Forms ab November 2023 testen und erhalten bei Erfüllung der Kriterien Zugang, um Formulare live zu schalten
  • In der public beta soll es geöffnet werden, damit Behörden Formularerstellern eigenständig Editor-Zugriff geben können

Funktionen zur Erstellung komplexerer Formulare

  • Im Oktober 2022 veröffentlichte der Insolvency Service das erste Formular mit GOV.UK Forms; damals wurden nur relativ grundlegende Funktionen unterstützt, sodass es eher für einfache Formulare geeignet war
  • Viele dokumentbasierte Formulare benötigen für die Digitalisierung komplexere Funktionen wie mehrere Auswahloptionen oder Erklärungen

  • Routing zum Überspringen irrelevanter Fragen

    • Routing ist eine Funktion, die je nach bestimmter Antwort zu späteren Fragen weiterleitet und so irrelevante Fragen überspringt
    • So lässt sich etwa ein Formularfluss wie „Wenn Sie No auswählen, gehen Sie zu Frage 13“ umsetzen
    • Formularersteller legen für Fragen, bei denen eine Antwort aus einer Auswahlliste gewählt wird, fest, welche Antwort zu welcher späteren Frage führt
    • Einreichende überspringen Fragen, die sie nicht beantworten müssen, wodurch sich Ausfüll- und Bearbeitungszeit verringern
    • Derzeit erfüllt das Routing noch nicht alle Anforderungen
    • Künftig soll Branching geprüft werden, also die Aufteilung in unterschiedliche Fragensätze je nach Antworten
    • Später könnte dies auch um Pfade für mehrere Antworten oder Pfade auf Basis von Antwortkombinationen erweitert werden

  • Entwurfskopie zum sicheren Bearbeiten eines Live-Formulars

    • Anfang 2023 wurden Änderungen sofort im Live-Formular sichtbar, wenn Nutzer ein bereits live geschaltetes Formular bearbeiteten
    • Während mehrerer Änderungen oder wenn man seine Meinung änderte und erneut bearbeitete, bestand für Nutzer, die das Formular gerade ausfüllten, das Risiko, ihren Fortschritt zu verlieren
    • Ein Live-Formular kann jetzt nicht mehr direkt bearbeitet werden; für Änderungen wird stattdessen eine neue draft copy dieses Formulars erstellt und bearbeitet
    • Die neue Version wird erst nach Abschluss aller Änderungen live geschaltet und ersetzt das bestehende Live-Formular automatisch
    • Da Änderungen nur einmal übernommen werden, ist die Auswirkung auf Nutzer, die das Formular gerade ausfüllen, geringer

  • Ausführliche Hinweise für längere Anleitungen

    • Der bisherige Formular-Builder konnte Fragen Hinweistext wie „Geben Sie den Namen ein, der in Ihrem Reisepass steht“ hinzufügen
    • Manche Fragen benötigen längere Informationen, etwa bestimmte Anleitungen oder Definitionen von Branchencodes
    • Mit der im September veröffentlichten Funktion detailed guidance kann Formularabsendern nun ausführlichere Information bereitgestellt werden

Offene Login- und Rechteprobleme vor der Ausweitung des Zugangs

  • Aktuell nutzt GOV.UK Forms GOV.UK Signon für die Anmeldung
  • Damit neue Nutzer Zugang erhalten, muss das GOV.UK-Forms-Team Konten direkt einrichten; zudem können keine Berechtigungsstufen vergeben werden, die genau darauf abgestimmt sind, was Nutzer tun dürfen oder nicht tun dürfen
  • Signon arbeitet zwar an Self-Service-Verbesserungen, wird aber zu dem Zeitpunkt, an dem GOV.UK Forms mit der Skalierung beginnt, noch nicht bereit sein
  • GDS hat deshalb im vergangenen Jahr entschieden, von Signon zu Auth0 zu wechseln und die Rechteverwaltung in das Produkt GOV.UK Forms selbst zu verlagern
    • Auth0 wird auch bei MOJ Forms des Ministry of Justice verwendet
  • Zudem wird ein System vorbereitet, in dem Nutzer ohne Eingreifen des Teams ein Testkonto anlegen, das Produkt ausprobieren und dann einfach auf die nächste Berechtigungsstufe hochgestuft werden können, mit der sich Formulare live schalten lassen
  • Während der private beta muss ausreichend kontrolliert werden, wer Live-Formulare erstellen darf, und bevor Nutzer aus Behörden ein Live-Formular erstellen, ist eine Vereinbarung über Memorandum of Understandings (MoUs) erforderlich

Verbleibende Funktionen und Unterstützungsumfang

  • Vor Early Access werden noch folgende Funktionen umgesetzt
    • eine Analytics-Seite, die grundlegende Kennzahlen wie die Zahl der Einreichungen und die Abschlussrate für jedes Formular zeigt
    • Bestätigung per E-Mail der Zustellung einer Einreichung, damit Formularabsender einen Nachweis erhalten, dass ihre Einreichung bei der Behörde eingegangen ist
    • eine aktualisierte Produktseite mit einer detaillierteren öffentlichen Roadmap, einer Produkteinführung und einfacheren Wegen, Support-Anfragen zu senden
  • Vor der public beta fehlen außerdem noch häufig angefragte Funktionen
    • Upload von Dateianhängen
    • Ausfüllfortschritt in Formularen speichern und später fortsetzen
    • Bezahlung von Servicegebühren innerhalb des Formulars
  • Derzeit werden Organisationen außerhalb der Zentralregierung wie Kommunalverwaltungen, NHS oder Polizei nicht unterstützt
  • GDS hofft, den Unterstützungsumfang Ende 2024 und danach erweitern zu können
  • Interessierte Nutzer können sich auf der Produktseite in die Mailingliste eintragen, um Informationen zum Start von Early Access zu erhalten

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1 Kommentare

 
GN⁺ 2023-10-07
Meinungen auf Hacker News

  • Als ich nach Großbritannien gezogen bin, war ich überrascht, wie gut das GOV.UK-Ökosystem funktioniert
    In dem Land, in dem ich vorher gelebt hatte, waren Java-Applets, Ajax-basierte Websites und nach und nach kaputtgehende alte Webtechniken über mehrere Domains verstreut; GOV.UK dagegen bot eine einfache, konsistente UI als statisches HTML – das war erfrischend
    So sollten Internetdienste aussehen

    • Stimme absolut zu. Die .gov-Dienste in Großbritannien sind ein Glücksfall: hochverfügbar, barrierefrei, reibungsarm, schlicht, informativ, gut geschrieben und ohne Bullshit
      Vielleicht ist es der beste Online-Dienst einer Zentralregierung der Welt; ich habe gehört, Estland sei ebenfalls ein Konkurrent
      Allerdings habe ich ständig Angst, dass irgendwann ein korrupter Minister einen teuflischen Deal mit Microsoft macht und normales HTML, interoperable Standards und einfache Authentifizierung verschwinden – ersetzt durch Müll wie JavaScript, das ständig Tracking-Infrastruktur aufruft, AWS-Container, Cloudflare als Man-in-the-Middle, schreckliche TPM-Module und verpflichtende Smartphone-Kameras, die die Iris scannen
      Trotzdem scheint es innerhalb der Regierung eine Bastion von gesundem Menschenverstand und Anstand zu geben, die standhält; ich würde sie sogar unterstützen wollen, selbst wenn ich dafür etwas mehr Steuern zahlen müsste
    • Vor etwa einem Jahr habe ich von Südafrika aus ein britisches Visum beantragt, und um den Antrag zu starten, musste man ein Formular auf dieser Domain abschicken
      Doch ein großes Banner zur Invasion in der Ukraine und eine Meldung, dass sich wegen der Geflüchteten das Serviceniveau verschlechtern könne, verdeckten den Link zum Formular; egal, wie ich das Browserfenster angepasst habe, ich kam nicht an den Seitenbereich hinter dem Banner heran
      Am Ende musste ich die Entwicklertools öffnen und CSS hinzufügen, um das Banner auszublenden; erst dann wurde der Link sichtbar und ich konnte den Antrag fortsetzen
    • Auf der anderen Seite gibt es Kommunalverwaltungstechnik. Gemeinderäte – genauer gesagt ihre Auftragnehmer – haben beim Web Development oft die schlimmsten Verbrechen begangen
      Nach meiner Erfahrung geht die Krone an tarantopermits.com, ein System zur Verwaltung von Parkgenehmigungen; schon der Gedanke daran macht mich wütend
    • Ich stimme vollkommen zu, dass „Internetdienste so aussehen sollten“
      Ich habe UX-Designer ein paar Mal auf die ästhetische Komplexität ihrer Designs angesprochen: Wenn die Qualität von GOV.UK sogar auszeichnungswürdig ist, warum ahmt man dann Google nach, statt GOV.UK zu folgen?
    • Ich bin aus den USA nach Großbritannien gegangen und später wieder zurückgekehrt; am überraschendsten fand ich, dass für die Regierung zu arbeiten dort vergleichsweise gut bezahlt ist und als gute, anspruchsvolle Arbeit gilt, die hervorragende Programmierer reizt
      Diesen Eindruck bekam ich, als ein außerordentlich guter System-Engineer-Kollege das Unternehmen verließ, um bei gov.uk zu arbeiten; ich dachte, wenn es in den USA eine ähnliche Struktur gäbe, könnte Arbeit im öffentlichen Dienst wirklich erfüllend sein

  • Das Team des GOV.UK Design System leistet wirklich großartige Arbeit. Ich wünschte, es gäbe mehr solcher Beispiele in anderen Regierungen.
    https://design-system.service.gov.uk/design-system-team/
    Später habe ich gesehen, dass es ziemlich viele gibt – schön zu sehen.

  • Die Leute, die hinter gov uk arbeiten, leisten wirklich Gottes Werk. Was von dort kommt, sieht weiterhin großartig aus.

    • Stimme völlig zu. Zwei Dinge mag ich besonders: die Holiday API https://www.api.gov.uk/gds/bank-holidays/#bank-holidays, die ich in jede E-Commerce-Site einbaue, an der ich arbeite, und den Domain Email Security checker https://emailsecuritycheck.service.ncsc.gov.uk/check
      Ich würde mich freuen, wenn andere ihre Lieblingsdienste teilen.
    • Ich bewundere ihre Arbeit seit Jahren, und die meisten anderen IT-Bereiche unserer Regierung sind miserabel.
    • Zu 100 % einverstanden, nein, eher zu 99 %. Die Website für tax free childcare ist ziemlich frustrierend.
    • Mit „den Leuten, die hinter gov uk arbeiten“ sind wohl genau jene gemeint, die eine faire und ausgewogene Presse oft als inkompetente, verräterische, woke linke Kulturmarxisten bezeichnet, die den Willen des Volkes missachten.

  • Ich bin aus den USA nach Großbritannien gezogen und musste, wie wohl jeder Einwanderer überall, viele Formulare ausfüllen.
    Besonders während der Corona-Zeit schien es ständig neue Formulare zu geben, aber Gov.uk-Formulare waren buchstäblich die intuitivsten und am einfachsten zu bedienenden Internetformulare, die ich je verwendet habe.
    So nah an Perfektion, wie es nur geht.

  • Ich war überrascht, dass es auf GOV.UK eine Seite zu Progressive Enhancement und ihrer Haltung dazu gibt: https://www.gov.uk/service-manual/technology/using-progressive-enhancement
    Gestern habe ich auf HN gefragt, ob Progressive Enhancement tot sei, und alle schienen zu glauben, es sei tot, aber gov.uk wird sehr geschätzt.
    Vielleicht ist es doch nicht tot :) https://news.ycombinator.com/item?id=37779408

    • Ich wäre vorsichtig damit, aus den 3 Kommentaren auf die gestrige Frage allzu endgültige Schlüsse zu ziehen.
      Progressive Enhancement ist gut, nutzerfreundlich und sorgt insgesamt für eine bessere User Experience.
      Wenn man heute aber mit einem modernen Frontend-Stack beginnt, fällt es leicht aus dem Blickfeld; Leute wie ich, die traditionelle Backend-Frameworks verwenden, die HTML ausgeben, könnten es da besser machen. Natürlich klappt das wegen Zeit und Budget nicht immer.
    • Ich wusste nicht, dass man das Progressive Enhancement nennt. Für mich war das einfach die offensichtlich richtige Art, es zu machen, und ich dachte, die Leute seien nur zu faul dafür; schön, dass es jetzt einen Namen dafür gibt.
      Mitte der 2000er haben wir Websites ausdrücklich so entworfen und separat ohne JavaScript und ohne CSS getestet.
      Ich versuche es heute noch so zu machen, aber da die meisten Webentwickler damit zufrieden sind, irgendetwas an die Wand zu werfen und zu schauen, ob es kleben bleibt, ist es schwer, andere zu überzeugen.

  • Für alle, die das ausprobieren wollen, hier eine Zusammenfassung: Docker-Images: https://github.com/notpushkin?tab=packages&tab=packages&q=govuk-forms-
    Der einfache Stub für den signon-Dienst braucht vermutlich noch weitere Anpassungen: https://gitlab.com/notpushkin/stupidauth/container_registry
    Der Docker-Compose-Stack ist hier: https://gist.github.com/notpushkin/f174b52efc6285e6be30fb66bb48153f, und er läuft auf https://lunni.dev/ oder mit Docker Swarm + Traefik.
    Wenn ihr es zum Laufen bringt, sagt mir bitte Bescheid. Ich möchte es auch ausprobieren.
    GitHub-Diskussion: https://github.com/alphagov/forms/discussions/106

  • Ich wünschte, alle Websites wären so gut wie GOV.UK. Schulen, Universitäten und Informatik-/Web-Kurse sollten es als Goldstandard für Webdesign lehren.
    Es gibt keinen Zierrat, keine albernen Scroll-Hijacking-Animationen und keine JavaScript-fressenden Apparate, wie man sie heute auf fast jeder Website sieht.
    Das gibt Hoffnung.

    • Trotzdem gibt es eine Cookie-Warnung :-( Als ich mit dem Handy die im Titel verlinkte Formularseite aufgerufen habe, wurde ich als Erstes von einem Fullscreen-Blockierdialog mit Cookie-Unsinn begrüßt.
      Man kann nicht mit dem Seiteninhalt interagieren, bis man entschieden hat, was man von Cookies hält.

  • Es stört mich ein wenig, dass Behörden mit dem Muster der „Landing Page“ Formulare übermäßig zwischenschalten.
    Wenn man zum Beispiel nach „DVLA vehicle information“ sucht, landet man auf https://www.gov.uk/get-vehicle-information-from-dvla, und um zur eigentlich gewünschten Seite zu gelangen, muss man auf „Start Now“ klicken.
    Beim HMRC Personal Tax Login ist es genauso; ich wünschte, das eigentliche gewünschte Formular wäre auf derselben Seite.

    • Ich verstehe das, halte es aber für eine sehr subjektive Sache.
      Diese Seite ist zum Beispiel eine Gelegenheit, zuerst zu erklären, worum es bei dem Formular geht, ob man es überhaupt braucht oder vielleicht etwas anderes benötigt.
      Der Ablauf ist: Wenn man hier richtig ist, klickt man hier, um zu beginnen — und ich finde, das funktioniert am Ende ziemlich gut.
    • Das ist tatsächlich eine bewusste Entscheidung und dient dazu, aus Sicht von Informationsarchitektur und Content Design eine konsistente User Experience über GOV.UK-Dienste hinweg zu erhalten.
      Das ist keine Frage, die jede Behörde selbst entscheidet, sondern im GOV.UK Service Manual festgeschrieben: https://www.gov.uk/service-manual/technology/get-a-domain-name#ensure-users-start-their-journey-on-govuk
    • Es soll auch dafür sorgen, dass die Suche funktioniert. Die Startseiten der Services werden indexiert, damit auch Services, die auf anderen Domains gehostet werden, in den Suchergebnissen auftauchen.
      Zumindest bis man an einen Service weitergeleitet wird, der möglicherweise noch nicht aktualisiert wurde, bietet das auch eine konsistente User Experience.
      Die Startseite gibt außerdem Hinweise, etwa dass ein Service nur zu bestimmten Zeiten verfügbar ist oder dass man vor der Nutzung bestimmte Unterlagen bereithalten muss.
    • Weil die Formulare sehr schnell laden, ist das weniger problematisch.
      Wenn es nach dem Klick auf „Start now“ 10 Sekunden dauern würde, bis das Formular geladen ist, wäre es deutlich frustrierender.

  • Aus der Perspektive von jemandem aus Japan, das für extrem schlechte digitale Erfahrungen berüchtigt ist, ist das gov.uk-Ökosystem des Vereinigten Königreichs erstaunlich.

    • In Japan ist jeder Service anders, und es ist wirklich furchtbar.
      Das Beste, was ich gesehen habe, war die Volkszählung; die hatte tatsächlich eine Website, die nicht so wirkte, als sei sie vor 2000 entworfen worden.
      Trotzdem ist sie weiterhin nicht konsistent mit allen anderen staatlichen Diensten.

  • Ich bin wirklich stolz auf die Arbeit des gov.uk-Teams. Über viele Systeme hinweg ist alles sauber, zugänglich und vorhersehbar.
    Ich halte das für einen enormen Erfolg.