Wie sortiert, filtert und verwaltet ihr Internet-Mail?

• Im Mittelpunkt steht der Workflow zur Archivierung und Label-Verwaltung von Internet-Mail bei Nutzern, die mehrere Mailinglisten abonnieren und viele Patches prüfen
• Die Frage richtet sich insbesondere an Lobsters-Nutzer, die 20 Mailinglisten abonniert haben und viele Patches begutachten
• Es geht darum, ob es einen bestimmten Workflow für den Umgang mit Archivierung und Labels gibt
• Gefragt wird auch nach besonders hilfreichen Tools, möglichst mit einer Präferenz für FOSS
• Als konkretes Beispiel wird genannt, ob Werkzeuge wie Sieve-Skripte verwendet werden

[GN⁺]

Meinungen auf Lobste.rs

• Ich mag Sieve wirklich sehr
  Für Roundcube gibt es auch ein Plugin, mit dem sich Sieve im WebUI per GUI bearbeiten lässt, was gut ist, um die Funktionen der Sieve-Sprache kennenzulernen, und bei Bedarf kann man die Skriptdatei auch direkt bearbeiten
  Normalerweise registriere ich mich auf jeder Site mit einer domainspezifischen E-Mail-Adresse, damit sich leicht filtern lässt, zum Beispiel [e-mail]

  if address :localpart :is "to" ["lobsters"]  
  {  
    fileinto "Social";  
    stop;  
  }  
  

  Ich nutze keine Mailinglisten, aber wenn ich es täte, würde ich wohl für jede Liste einen eigenen Posteingang anlegen, sie im Mail-Client nach Threads gruppieren und nur ungelesene Nachrichten anzeigen lassen
  Bei Spam haben eine Grundregel, die auf Formulierungen wie "my salacious friend" im Nachrichtentext prüft, und das Ablehnen allgemeiner Postfächer wie info@ seit über 6 Jahren völlig ausgereicht, und da ich nur 6 manuelle Regeln habe, sehe ich für die private Nutzung keinen Grund, in Machine-Learning-Lösungen wie rspamd zu investieren

• Ich wechsle gelegentlich den Mail-Client, aber mein Abrufen-und-Filtern-Workflow ist seit Jahren fast unverändert
  Aktuell evaluiere ich nach langer Nutzung von mutt gerade Gnus; ich hole Mails mit mpop vom Server des Mail-Providers ab, pipe sie an maildrop weiter und speichere sie dann in einem von mehreren maildir-Ordnern in meinem lokalen Mail-Verzeichnis
  Welcher Ordner es wird, entscheidet ein großes Skript namens .mailfilter; Mailinglisten werden meist über den List-Id-Header gematcht. In all den Jahren, in denen ich Listen abonniert habe, ist mir noch keine Mailingliste begegnet, die diesen RFC2919-Header nicht setzt
  Persönliche Mails filtere ich meist über den From-Header, und Spam wird vom Provider so gut behandelt, dass ich keine eigene Regel dafür habe; ein paar Mal im Jahr landet etwas im Posteingang, das ich dann von Hand lösche
  Dieser Ansatz ist fast identisch mit dem klassischen procmail-basierten Workflow, nur dass ich statt procmail eben maildrop verwende. Damals hatte ich gelesen, dass procmail nicht mehr gepflegt wird, und habe deshalb nach einer Alternative gesucht; die Wahl fiel auf maildrop, das Teil von Courier MTA ist, aber auch allein genutzt werden kann
  Der Vorteil eines lokalen, auf maildir basierenden Mail-Speichers ist, dass sich mehrere schlanke Mail-Clients, in der E-Mail-Terminologie MUAs, problemlos an dieselbe maildir-Verzeichnisstruktur hängen lassen
  Mit diesem Setup bin ich sehr zufrieden, und es hat seinen Nutzen über Jahre bewiesen. Meine größte Sorge ist derzeit der Trend, dass Mail-Provider nur noch Webmail-Oberflächen offenlassen und nicht einmal mehr POP3 oder IMAP anbieten. An meinem aktuellen Arbeitsplatz habe ich diesen Kampf bereits verloren, und es ist furchtbar, On-Premises-MS-Exchange zu nutzen, wenn Webmail die einzige Möglichkeit ist, E-Mails zu lesen

  • Die Universität, an der ich derzeit bin, hat fast 50.000 eingeschriebene Personen und unterstützt weder POP3 noch IMAP noch moderne Authentifizierungs-Apps auf OAuth-Basis
    Webmail, Outlook oder gar nichts. Dass man sich aktiv dafür entschieden hat, andere Clients unabhängig vom Supportaufwand überhaupt nicht zuzulassen, fühlt sich wie eine Beleidigung des Mediums E-Mail an
    Man kann natürlich sagen: „Wenn genug Leute es nutzen, muss man am Ende doch andere E-Mail-Clients unterstützen“, aber genau das ist der Punkt. Man sollte eine bessere Option als Webmail und Outlook haben dürfen

• Früher habe ich meinen eigenen Mailserver und IMAP-Server betrieben, und Freunde haben für mich einen Backup-MX gehostet, aber am Ende bin ich zu Fastmail gewechselt, um das Leben einfacher zu machen
  Ich sortiere Mails mit Sieve-Skripten und dem Sieve über Fastmails „filters and rules“ und hole sie dann mit isync/mbsync in das maildir auf meinen privaten Geräten
  Am Monatsende räume ich manuell auf, und Ordner mit wenig Mail-Aufkommen archiviere ich alle 6 Monate oder jährlich unter archive/<folder>-YYYYMM. Die Archive synchronisiere ich ebenfalls lokal und sichere alles, aber für Patch-Review habe ich noch keine gute Methode

• Bis 2020 habe ich meinen eigenen E-Mail-Server betrieben, dann aber wegen der ständig wechselnden Mengen eingehenden Spams aufgegeben und Fastmail abonniert
  Fastmail fühlt sich im wohlwollenden Sinne wie ein aufgebohrtes Squirrelmail an. Ich nutze deren Funktion Mail filtering, um etwa bestimmte Empfänger in Ordner zu verschieben
  Unabhängig vom Provider nutze ich eine einfache Archivstruktur, die sich leicht in jeden Mail-Client laden lässt. Ich habe pro Jahr einen Ordner, also Ordner wie 2025, 2024 und 2023, und jeder dieser Ordner enthält grob etwa tausend Mails
  Wenn ein neues Jahr beginnt, verschiebe ich die Mails aus dem Archive-Ordner für 2026 in den neuen Ordner 2026. Wenn ich Mails suche, hilft schon der Blick auf die Ordner dabei einzuschätzen, ob etwas innerhalb eines Jahres oder vor 8 Jahren war, und dadurch finde ich Dinge leichter

• Ich verwende sowohl imapfilter als auch imap_tools

• Ich nutze Postfix → spfpolicyd → https://github.com/fazalmajid/gtldmilter → Procmail
  Ich weiß, dass ich Sieve nutzen sollte. Für Sonderfälle habe ich auch schon eigene E-Mail-Prozessoren wie https://github.com/Dirac-Software/mailsink geschrieben
  Wie Cal Newport sagt, sollte unstrukturierte E-Mail nicht für wiederkehrende Arbeitsabläufe verwendet werden, und ich verabscheue E-Mail-basierte Workflows, daher vermeide ich sie. Deshalb kann ich die Ziele von SourceHut größtenteils nachvollziehen, habe es aber nicht in Betracht gezogen

• Früher habe ich procmail verwendet, dann bin ich zu Sieve gewechselt, und in den letzten Jahren nutze ich notmuch-Tagging-Skripte
  Dieses Tagging ist der Teil, der wirklich mächtig geworden ist. Man kann Threads vorübergehend Tags geben und dabei alle übrigen Tags beibehalten, und man kann Mails auf mehrere Arten betrachten, je nachdem, was man tun oder finden möchte
  Kombiniert man das mit einer Catch-all-E-Mail-Domain und registriert sich bei Listen und Diensten jeweils mit einer eigenen Adresse, werden Filtern und Tagging sehr einfach

• Etwas abseits der eigentlichen Frage, aber mich würde interessieren, was ihr alle für ausgehende Mailserver verwendet.
  Ich betreibe derzeit meinen Mailserver direkt bei DigitalOcean und habe auch DKIM/SPF/DMARC eingerichtet, aber die Zustellung ist immer noch etwas unzuverlässig.
  Ich würde gern für etwas wie Proton Mail bezahlen und es als Relay nutzen, daher wären Empfehlungen willkommen.

  • Anfangs wollte ich die kostenlose Stufe von SMTP2GO nutzen, bin am Ende aber beim üblichen Postfix + Dovecot gelandet.
    Früher gab es hier schon einmal eine Diskussion zu email setups; vielleicht findet man dort ein oder zwei Empfehlungen.
  • Ich habe Postfix und Dovecot verwendet, aber seit über fünf Jahren keinen Server mehr selbst betrieben, daher weiß ich nicht wirklich, was heute der Standard ist.
    Kurz bevor ich das Selbsthosten von E-Mail ganz aufgegeben habe, habe ich mir Roundcube angesehen, um die Erfahrung noch zu verbessern, bin dann aber auf Fastmail gestoßen und habe alles fallen gelassen.
  • Eine andere Option ist, DigitalOcean zu verlassen.
    Dort wird nicht genug getan, um Spammer fernzuhalten, deshalb ist der Ruf schlecht. Ich mag Panix: Standardmäßig ist ausgehend Port 25 gesperrt, auf Anfrage wird er aber geöffnet, und als Kunde kann man ihren ausgehenden Mailserver auch als Relay verwenden. Ich hatte nie Zustellprobleme.
  • OpenSMTPD ist deutlich einfacher zu konfigurieren als die Alternativen, daher halte ich es für einen guten Mittelweg für einen persönlichen smtpd.
    Wie schon erwähnt wurde, ist DigitalOcean keine gute Wahl für einen Mailserver.

• Früher habe ich ein einfaches Sieve-Skript geschrieben, das E-Mails mit einem List-ID-Header jeweils in eigene Ordner einsortiert. Falls der Ordner nicht existiert, wird er erstellt: https://gist.github.com/epilys/bf190ffb0147aa5ab863f7fa886a27da
  Der Nachteil ist, dass der List-ID-Wert bei manchen Newslettern so etwas wie eine UUID ist und für Menschen schwer lesbar.

• Ich nutze Thunderbird.
  Für die Archivierung reicht die eingebaute Archivfunktion aus. Soweit ich weiß, speichert es E-Mails als Textdateien auf der Festplatte. Man kann festlegen, wie archiviert wird, etwa in Ordnern pro Jahr oder pro Jahr+Monat.
  Anfangs habe ich das so gemacht, am Ende habe ich aber einfach zugelassen, dass das Archiv die Ordnerstruktur des E-Mail-Kontos vollständig spiegelt.
  Für Mailinglisten ist der List-Id-Header das Beste. Danach leite ich Mails in bestimmte Verzeichnisse weiter. Labels brauche ich nicht; Thunderbird unterstützt Tags, aber Zielordner allein reichen aus.
  Ich reviewe Patches nicht oft per E-Mail, habe aber ein wenig SourceHut genutzt, das den E-Mail-Ansatz als erstklassige Funktion behandelt.
  Thunderbird hat ein eigenes clientseitiges Filtersystem, und da mein Hauptgerät praktisch immer eingeschaltet ist, passt das gut. Im Lauf der Zeit haben sich Dutzende Filter angesammelt, die Mails anhand von Domains — meist Top-Level-Domains — oder des List-Id-Headers einer Mailingliste verschieben.
  Allerdings ist die Synchronisation bei Thunderbird in praktisch jeder Hinsicht — Archiv, Mails, Einstellungen, Filter und eigentlich allem anderen — fast nicht vorhanden.
  Daran wird gearbeitet, aber als ich zuletzt nachgesehen habe, lag der Fokus darauf, die Backend-Codebasis zu modernisieren und zusammenzuführen, ein Produkt von über 20 Jahren Wildwest-Engineering. Jeder Mitwirkende hat sein eigenes Verfahren gebaut — SQLite, Klartext, JSON-Dateien, mork-Datenbanken und so weiter — da kann man nur Glück wünschen :D