Wie man eine überlastete Organisation rettet [Übersetzter Artikel]

Probleme, unter denen eine überlastete Organisation leidet

1. Durch zu viele Aufgaben (tasks) und ständige Unterbrechungen (interruptions) wird mehr Zeit darauf verwendet, Prioritäten neu zu ordnen, als Arbeit tatsächlich zu erledigen.
2. Projekte und Auslieferungen verzögern sich, und die gesamte Organisation gerät in einen Teufelskreis hektischer Betriebsamkeit.
3. Viele Studien zeigen, dass „Arbeitsüberlastung“ die Leistung von Einzelnen und Organisationen negativ beeinflusst.
4. Übermäßiger Stress → geringere Arbeitsfähigkeit, geringere Lernfähigkeit.

Ursachen und Missverständnisse rund um Überlastung in Organisationen

• Forschung aus Psychologie und Management zeigt, dass Menschen die höchste Leistung erbringen, wenn sie „Aufgaben bewältigen, die etwas anspruchsvoller sind als ihre aktuelle Fähigkeit“,
• in der Praxis wird jedoch oft ein Arbeitsvolumen zugewiesen, das nicht zu den vorhandenen Fähigkeiten passt.
• Die Ursache von Überlastung wird häufig fälschlich nur als Mangel an Personal oder Budget verstanden:
  • Tatsächlich ist jedoch die Gestaltung des Arbeitsflusses ein wichtigerer Faktor.
  • Das Problem lässt sich nicht allein durch mehr Personal lösen; vielmehr nimmt die Unordnung im System oft noch zu.

Risiken und Ineffizienz im Überlastungszustand

• Bei Überlastung nehmen Prioritätswechsel und Kontextwechsel zu, was die Produktivität senkt und die Frustration erhöht.
• Innerhalb von Organisationen wiederholt sich das Muster der „Eilbearbeitung (expediting)“, wodurch der gesamte Arbeitsfluss noch stärker blockiert wird.
• In Produktionsumgebungen (früher in der Fertigungsindustrie) ist diese Arbeitsweise verschwunden, in der Wissensarbeit existiert sie jedoch weiterhin.
• Ineffiziente Verhaltensweisen wie direkte Kontaktaufnahme mit Kollegen oder das Dazwischenschieben von Arbeit nehmen zu.

Warum die Steuerung des Arbeitsflusses wichtig ist

1. Arbeitsgestaltung muss „dynamisch (dynamic)“ sein, um schnell auf Veränderungen reagieren zu können.
2. Im Überlastungszustand wird das System langsamer und die Verarbeitungsgeschwindigkeit sinkt.
3. Analogie zum Verkehrsfluss auf der Autobahn: Je mehr Fahrzeuge (Arbeit) hinzukommen, desto geringer die Gesamtproduktivität, desto höher die Durchlaufzeit und desto eher kommt es zu Stau.
4. Ein sprunghafter Anstieg dringender Arbeit → andere Arbeit verzögert sich ebenfalls → der Teufelskreis setzt sich fort.

Lösungsansatz und Handlungsleitlinien

• Anwendung des „Prinzips zur Steuerung des Arbeitsflusses“:
  1. Den Arbeitsstatus visuell steuern (Visual Management).
  2. Die Zeit bis zum Abschluss einer Aufgabe überwachen (Cycle Time).
  3. Prüfen, ob Schlüsselkräfte überlastet sind.
• Das Erkennen und Beseitigen von Bottlenecks ist entscheidend:
  • Wiederkehrende Staupunkte, Testphasen usw. gezielt analysieren.
  • Bei vollständiger Überlastung vom Kunden aus rückwärts entlang jedes Prozessschritts prüfen und lösen.
• Ein „angemessenes Arbeitsvolumen“ erfordert kontinuierliche Beobachtung und Anpassung.