AI-Notetaker in Zoom-Meetings nehmen stark zu, und Beschäftigte meiden die Teilnahme an Besprechungen

• AI-Notetaker werden immer alltäglicher, sodass Meetings, in denen mehr Roboter als echte Teilnehmende anwesend sind, Realität werden
• Viele Beschäftigte nehmen an Meetings nicht mehr direkt teil, sondern lassen Aufnahme, Protokollierung und Zusammenfassung von AI-Bots erledigen, was Zeit spart, aber zugleich neue Fragen zu Arbeitskultur und Datenschutz aufwirft
• Große Meeting-Plattformen wie Zoom, Teams und Google Meet integrieren AI-Notetaking-Funktionen, und Dienste wie Otter.ai oder Fathom unterstützen die Aufzeichnung von Meetings über AI-Agenten
• AI-Notetaker können nicht selbst sprechen, aber anstelle realer Teilnehmender protokollieren; künftig könnten weiterentwickelte „digitale Zwillinge“ als AI sogar vollständig stellvertretend teilnehmen und handeln
• Da Aufzeichnung und Protokollierung zur Dauerpraxis werden, entstehen zugleich vielfältige Sorgen und Veränderungen rund um Privatsphäre, rechtliche Risiken, Bedeutungsverlust von Informationen und die grundlegende Frage nach dem Wert von Meetings

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Die Alltäglichkeit von AI-Notetakern und der Wandel

• Eine Meeting-Teilnehmerin bzw. ein Meeting-Teilnehmer erlebte ein Zoom-Meeting mit mehr AI-Bots als Menschen
  • Manche AI dient zur Unterstützung Anwesender, andere werden als Stellvertreter abwesender Personen eingesetzt
  • Die Person gestand, sie wolle zwar „mit Menschen sprechen“, habe aber manchmal selbst AI vorgeschickt

• Seit der Pandemie sind Remote-Arbeit und Videokonferenzen alltäglich geworden, und damit verändert sich auch die Meeting-Kultur mit ausgeschalteter Kamera, stummem Mikrofon und stellvertretender Teilnahme weiter
• Zoom, Teams und Google Meet bieten AI-gestützte Protokoll- und Zusammenfassungsfunktionen inzwischen standardmäßig an; auch Apps wie Otter.ai werden als AI-Meeting-Agenten genutzt
• Kürzlich hat auch ChatGPT eine Meeting-Notizfunktion (record mode) hinzugefügt

Wie AI-gestützte Stellvertretung zwischenmenschliche Beziehungen und soziale Normen verändert

• Dass AI anstelle von Teilnehmenden Erfahrungen und Aufzeichnungen übernimmt, ist eine natürliche Entwicklung hin zu einer Gesellschaft, in der alles aufgezeichnet wird
• Allie K. Miller, CEO von Open Machine, weist darauf hin, dass eine Umgebung permanenter Aufzeichnung menschliches Verhalten verändert
  • Sie rät dazu, den AI-Notetaker „in den letzten fünf Minuten eines Meetings auszuschalten“; dann würden Menschen offener und die eigentliche Diskussion beginne
  • Sie betont, dass man immer im Blick behalten müsse, dass jede Äußerung jederzeit aufgezeichnet und weitergegeben werden kann

• Auch Meetings ohne tatsächlich anwesende Menschen, etwa Zoom-Termine nur mit AI-Notetakern, werden zunehmend üblich
• Der Anwalt Joshua Weaver weist darauf hin, dass AI-Protokolltools rechtliche Risiken wie Abhören, Datenschutz- und Sicherheitsprobleme erhöhen
  • In den USA ist Aufzeichnung meist mit Zustimmung nur einer Seite erlaubt, doch einige Bundesstaaten wie Kalifornien verlangen die Zustimmung aller Teilnehmenden
  • Manche Notetaker erscheinen nicht in der Teilnehmerliste und sammeln unsichtbar nur Audio

Informationsüberfluss und die Frage nach dem Wesen von Meetings

• Die britische Strategieberaterin Liz Henderson warnt, dass durch AI-Notetaker große Mengen an Aufzeichnungen entstehen und sich Privatsphäre schwer kontrollieren lässt
  • Sie schilderte auch ihre Verunsicherung, nachdem Inhalte ihrer Gespräche öffentlich geworden waren
  • Außerdem betonte sie Fragen der Einhaltung europäischer Datenschutzregeln (GDPR) sowie das Recht auf Löschung von Daten

• Neal Shah, CEO von CareYaya, merkt an, dass die Bedeutung von Informationen verloren geht, wenn sich so viele Aufzeichnungen ansammeln, dass selbst Zusammenfassung und Analyse von Meetings schwierig werden

• Meetings mit vielen AI-Notetakern können als Signal mangelnder Ernsthaftigkeit der Teilnehmenden wahrgenommen werden
  • Eine Schulleitung betonte, dass bei Meetings mit wichtigen Entscheidungen alle persönlich teilnehmen und ihre Meinung einbringen sollten

• Letztlich bringt die Entwicklung Veranstaltende von Meetings dazu, erneut zu überlegen, ob ein echtes Meeting überhaupt nötig ist oder ob E-Mail bzw. ein Memo ausreichen würden

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Wie wäre es, ein Forum über das Wesen von Meetings zu eröffnen? Dort könnte man ethische Fragen prüfen und auch praktische Ansätze diskutieren (ob man dies als Krise begreifen oder als Chance nutzen soll und wie man es einsetzen kann). Mich interessiert außerdem, wie es aus Sicht der Informationssicherheit aussieht. Für Designer könnte es zudem, wenn bei der Präsentation von Referenzen eine Echtzeit-Anbindung möglich ist, sodass schon ausgesprochene Worte sofort visualisiert und in kürzester Zeit mit den Meeting-Teilnehmern geteilt werden, nicht die vollendete Form von DX/AX in der Designbranche werden? Persönlich halte ich das für eine positive Entwicklung, aber aus Sicherheitssicht dürfte die Frage, wie man sich darauf vorbereitet, ein sehr großes Thema werden.

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Ich denke, man sollte solche Meetings mit einseitiger Informationsvermittlung, die keine Interaktion erfordern, einfach gar nicht erst abhalten.

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Hacker-News-Kommentare

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• Diese Meetings haben eine so niedrige Informationsdichte, dass es sich selbst mit einer KI-Zusammenfassung überhaupt nicht lohnt, dafür meine Zeit zu opfern. Das ist weniger Elitismus als vielmehr die Tendenz von Managern im unteren und mittleren Bereich, ständig Meetings anzusetzen, um ihre eigene Daseinsberechtigung zu unterstreichen. Wenn sie Anweisungen direkt mündlich geben, wirkt das autoritativer, und wenn es schriftlich festgehalten wird, werden die Lücken sichtbar, deshalb mögen sie das nicht. Ich glaube, die meisten Meetings existieren, um schlampige Schreibfähigkeiten auszugleichen.

  • Die „Informationsdichte“ ist gering, weil das Ziel von Meetings nicht Informationsvermittlung ist. Im Kern geht es um Beziehungspflege. Wenn man diese Atmosphäre nicht wenigstens implizit spürt, ist es schwer, Manager zu werden. Das eigentliche Diskussionsthema ist zweitrangig. Meetings dienen dazu, Hierarchien zu bestätigen, Loyalität oder Rebellionstendenzen zu erspüren, Bindungen zu stärken oder Konflikte zu glätten. Deshalb hassen Leute, die tatsächlich arbeiten, Meetings, während karriereorientierte Menschen sie mögen. Das ist überspitzt formuliert, aber bewusst zur Klarstellung. Und es gibt noch schlimmere Fälle: Es gibt Manager, die Meetings ansetzen, weil ihnen schlicht langweilig ist. Diese Leute rufen schon jemanden für ein „kurzes Update“ an, bevor sie überhaupt ins Auto zum Meeting steigen.
  • „Die meisten Meetings entstehen wegen schlechter Schreibfähigkeiten“ ist nicht die ganze Geschichte. Manche Menschen sagen einfach nichts, bis man sie direkt fragt. Erst wenn man im Meeting nach dem Status fragt, kommt ein „Ich hänge bei X fest“, obwohl sie dort vielleicht schon seit zwei Tagen feststecken. Fragt man, warum sie nicht einfach um Hilfe gebeten haben, lautet die Antwort oft, dass sie gezögert haben. Meetings schaffen für solche Leute auch ein Umfeld, in dem sie den Mund aufmachen.
  • Früher dachte ich, Firmenmeetings hätten eine geringe Informationsdichte. Dann habe ich zum ersten Mal ein Elterntreffen im Kindergarten erlebt und meine Meinung geändert. Zweieinhalb Stunden voller nutzloser Beschwerden, ohne sinnvolle Entscheidungen oder Informationen. Gerade bereite ich sogar eine Elternparty vor, und obwohl das schnell erledigt sein sollte, gibt es seit Tagen nur Skype, WhatsApp und endloses Durcheinander.
  • Zwischen Führungskräften, die Dinge schriftlich festhalten, und solchen, die gar nichts dokumentieren, gibt es einen riesigen Unterschied. Erstaunlicherweise verhalten sich oft gerade diejenigen, die kaum einmal Notizen hinterlassen, so, als sei das der Standard. Meiner Erfahrung nach hängen solche Führungskräfte eng mit toxischem Organisationsverhalten zusammen. Ich verstehe nicht, warum so viele Leute im Top-Management diesen Stil zulassen.
  • Ich habe auch viele nutzlose Meetings erlebt. Zum Glück konnte ich sie in den meisten Jobs stark reduzieren. Nur an einer Stelle war das nicht so, und es war furchtbar. Jetzt machen KI-Notiztools sogar gute Meetings zu nutzloser Zeitverschwendung. Wenn bei so einem Meeting ein KI-Notizbot dabei ist, stellen die Leute während des Meetings keine aktiven Fragen mehr und kommen erst drei Stunden später wieder damit an. Alle kennen den Satz „Das hätte auch eine E-Mail sein können“, aber nur wenige erkennen das Gegenteil: dass ein endloser E-Mail-Austausch über drei Tage, mit Dutzenden Nachrichten hin und her, auch in einem einzigen 30-Minuten-Meeting erledigt sein könnte. Die eigentliche Ursache ist eine Kultur, in der Einzelne ihre eigene Arbeit asynchronisieren wollen und dann von allen anderen verlangen, sich daran anzupassen.

• Unter Führungskräften gibt es sicher Leute, die dieses Phänomen sehen und denken: „Die Mitarbeiter erscheinen nicht mehr in Meetings und machen nur halbherzig mit — spielen die etwa Mario Kart?“ In Wirklichkeit werden viele schon an ihrer Meeting-Teilnahme gemessen, und wenn ihnen dann auch noch diese Zeit weggenommen wird, müssen sie zusätzlich noch völlig absurde Zeitpläne einhalten. Am Ende versuchen sie nur, Zeit für die wirklich wichtigen Dinge freizuschaufeln. Es ist eine absurde Situation: Meetings schwänzen und trotzdem Deadlines einhalten.

  • Die meisten Manager stimmen sehr zu, dass es viele schlecht geführte Meetings gibt, weil sie diesen Widerspruch selbst erlebt haben. Aber wenn Ingenieure, die nicht an Meetings teilnehmen, einen Monat später fragen, wie eine wichtige Produktentscheidung zustande kam, ist es schwierig zu sagen: na ja, weil ihr nicht da wart.
  • Ich sehe oft Besprechungsräume voller Menschen, die nur auf ihre Laptops starren und während des ganzen Meetings kaum etwas sagen. Im Grunde machen alle ihre eigene Arbeit und halten nur gelegentlich Blickkontakt. Wie wirksam das ist, weiß ich nicht. Inzwischen ist es mir egal. Wenn ich im Büro bin, tue ich zu 100 % so, als würde ich arbeiten, und suche in Wahrheit nach Urlaubsplänen. Im Homeoffice habe ich den Laptop an, während ich in der Küche Essen vorbereite. Reine Lebenszeitverschwendung.
  • Die Senior Leaders, die ich kenne, sind eher ergebnisorientiert und verstehen, dass der Zwang zu hoher Meeting-Beteiligung vor allem eine Performance-Show des mittleren Managements ist. Wenn die Leistung stimmt, ist das für Mitarbeiter und Manager gleichermaßen ein Win-win.
  • Ich sehe darin eher einen Beleg dafür, dass viele Meetings für die Teilnehmer tatsächlich fragwürdigen Wert haben. Oft erlebt man, dass der Organisator unnötig plaudert und Zeit streckt, nur um die angesetzte Dauer zu füllen. Manche wollen einfach nur den Kalenderblock ausnutzen.
  • Führungskräfte oder Manager, die vom Präsenzzwang besessen waren, sind derselbe Schlag Mensch wie jene, die auf solche Meetings fixiert sind.

• Meine Firma hat inzwischen sogar bei Interviews KI-Notiztools eingeführt. Ehrlich gesagt habe ich ihnen nicht besonders vertraut, aber ich musste sie benutzen. Was mich überrascht hat: Sie zeichnen viel zu viel auf. Man bekommt Hunderte Bullet Points und ist am Ende erschöpfter, wenn man alles noch einmal durchlesen muss. Dazu kommen Fehler wegen Aussprache der Kandidaten oder Audioproblemen. Im Grunde ist nur die Datenerfassung verschwunden; meine eigenen Eindrücke muss ich am Ende trotzdem selbst noch einmal aufschreiben. Einen echten Mehrwert spüre ich kaum. Es bleibt nur ein unpraktischer Aha-Effekt.

  • Es wirkt wie eine mechanische Nachahmung menschlicher Arbeit, die alles nur wortreich aufbläht. Es fehlt dieses menschliche Gespür, das Wesentliche herauszufiltern und Unnötiges wegzulassen.

• Hier sagen alle „Schreiben > Sprechen“, aber die wichtige Realität ist: Über 80 % der Menschen — wahrscheinlich auch viele Software Engineers — hassen Lesen und Schreiben ganz ehrlich. Sie sehen Lesen als Hausaufgabe, und viele haben schon im Studium nur noch Zusammenfassungen statt ganzer Bücher gelesen. Schreiben ist für sie nur eine Anzahl zu füllender Zeichen, kein Kommunikationsmittel. Wenn man sich ihre Sätze ansieht, merkt man, dass sie sich für den Inhalt nicht interessieren und nur wollen, dass es vorbei ist. Das ist die Realität. Deshalb werden chatGPT-Zusammenfassungen in Bullet Points trainiert, und deshalb hängen Menschen so an PowerPoint. Es gibt wirklich viele Leute, die schon vor einem einzigen Absatz zurückschrecken. Das sind nun einmal unsere Kollegen, also muss man die Kommunikation daran anpassen.

  • Etwas wohlwollender betrachtet hassen die Leute vielleicht nicht Lesen und Schreiben an sich, sondern sind im Unternehmen einfach schon damit überladen: E-Mails, Meeting-Notizen, Präsentationen, endlose Nachrichten, dazu Code und alle möglichen Dokumente. Alle sind gelangweilt und übersättigt. Deshalb denke ich auch, dass Schreiben knapper und anregender gestaltet werden sollte. Vielleicht kann KI dazu auf diese Weise beitragen.
  • Schreiben hilft dabei, Gedanken zu ordnen und sie in eine lineare Struktur zu zwingen, während Sprechen eher erlaubt, weniger ausgereifte Ideen frei zu erkunden. Beides hat in der Zusammenarbeit seine eigene Rolle. Ich selbst bin in sinnlosen Meetings ohne Kontext und nur mit aufgefüllter Teilnehmerliste oft eingeschlafen. Wahrscheinlich wäre eine KI-Zusammenfassung genauso. Bei nutzlosen Meetings hilft weder das eine noch das andere.
  • Für mich sind eher Zuhören und Sprechen die Hausaufgabe. Die meisten Menschen können auch das nicht gut. Ich denke, Lesen, Schreiben, Zuhören und Sprechen haben jeweils ihren nützlichen Kontext. So wie Leute, die nicht lesen wollen, nur warten, bis es vorbei ist, tun manche in Gesprächen nur so, als würden sie zuhören, und am Ende bleibt gar nichts hängen. Schrift hat den Vorteil, dass man sie jederzeit wieder nachschlagen kann. Außerdem wird Bedeutung seltener verfälscht wie beim Stille-Post-Spiel.
  • Ich stimme zwar zu, dass ich Schreiben lieber mag als Sprechen, aber auf meine Weise. Bei Meeting-Notizen ist es mir viel lieber, sie selbst zu schreiben. Statt einer KI, die sich bei Namen oder Schlüsselwörtern vertut, kann ich für meine eigenen Fehler wenigstens Verantwortung übernehmen. Wenn mehrere Leute ein Dokument taggen und in Echtzeit mitschreiben, bleiben Zusammenarbeit, Kontext und Atmosphäre eines Meetings auch besser erhalten. KI ist vielleicht stark bei monotoner Wiederholungsarbeit, aber für mich ist Notizenmachen nicht so langweilig.

• Meiner Erfahrung nach sind die meisten Meetings in Wahrheit einfach „Präsentationen“. Es ist, als würde man Leute zwingen, ein Video live anzuschauen. Eigentlich könnte man die Information später asynchron konsumieren, aber aus Gewohnheit werden alle zusammengerufen, damit sie klatschen und reagieren.

  • In meiner früheren Firma, die ich gegründet hatte, haben wir versucht, nur die wenigen wirklich nötigen Leute zu Meetings einzuladen. Aber sobald die Einladung herumging, fühlten sich andere ausgeschlossen und fragten: „Warum bin ich nicht dabei?“ So wurde ein Meeting mit vier Personen am Ende zu einem mit 15. Viele davon hatten entweder kaum damit zu tun oder die Diskussion war für sie noch viel zu früh, aber wenn sie nicht eingeladen wurden, waren sie beleidigt, und wenn sie kamen, beklagten sie sich wieder über zu viele Meetings. Frustrierend.
  • Es geht nicht nur um Gewohnheit, sondern auch darum, einen gemeinsamen Wissensstand herzustellen und Konsens darüber zu schaffen, dass alle „dieselben Informationen erhalten haben“.
  • Wie der Journalist im Beispiel gezeigt hat, geht es nicht nur um Präsentationen. In manchen Interviews schickt die andere Seite sogar nur einen KI-Notiztaker und erscheint selbst überhaupt nicht zum Gespräch. Warum sagt man dann nicht einfach ab? Für mich völlig unverständlich. Insgesamt sollten Menschen viel häufiger die wirklich nutzlosen Meetings, die unaufmerksamen Teilnehmer und die Teilnehmer ansprechen, die multitasken und inhaltlich nichts beitragen. Wenn ich moderiere und merke, dass die Aufmerksamkeit oder Beteiligung gering ist, frage ich ehrlich, ob das gerade überhaupt Wert hat. Wenn nicht, stoppe ich es sofort oder wechsle zu einer besseren Agenda, zu asynchroner Bearbeitung oder lasse es ganz bleiben. Wenn es keinen Wert mehr hat, verschwende ich keine Zeit damit.
  • Ich habe einmal direkt erlebt, wie ein VP eine Generalprobe für eine Präsentation vor Führungskräften hielt. Die Präsentation lautete sinngemäß: „Alle Kennzahlen stehen auf Grün.“ Am nächsten Tag wurden Entlassungen und Umstrukturierungen angekündigt.
  • Selbst Stand-up-Meetings sind letztlich kleine Präsentationen, bei denen reihum jeder nur kurz sagt, woran er arbeitet, ohne echte Diskussion. Teams, die einfach asynchron Statusupdates in Slack posten oder bei Bedarf nur untereinander sprechen, sind meist viel zufriedener.

• Ein typisches Merkmal wirklich schlechter Meetings ist, dass die Informationsvermittlung selbst zum Zweck des Meetings wird. Eigentlich sollte man Informationen vorher teilen, und das Meeting sollte nur noch für Zusammenarbeit und Problemlösung da sein. Das spart Zeit, und dann braucht man auch keine KI-Notizen. Mein Grundsatz lautet: „no agenda, no attenda“. Im Zeitalter von Remote-Arbeit kommen viel zu oft extrem lange Meetings ohne echte Agenda vor — der Gipfel der Ineffizienz.

  • Ich lebe dieses Prinzip („no agenda, no attenda“) seit drei Jahren. Manche reagieren darauf feindselig, aber wenn man es wirklich durchzieht, steigt die Qualität von Meetings ganz klar, egal wie viele es sind. Teams, die es richtig machen, füllen keine volle Stunde nur um der Stunde willen, konzentrieren sich vollständig auf den Inhalt und fassen direkt danach die Kernnotizen zusammen — maximale Effizienz.
  • Solche großen, aufeinanderfolgenden Meetings ohne Ziel oder Plan, reine Zeitverschwendung, waren schon vor 20 Jahren im klassischen Büroalltag allgegenwärtig.
  • Ich mag den Ausdruck no agenda, no attenda wirklich sehr.
  • Solche minderwertigen Meetings waren in der alten Offline-Zeit eher noch schlimmer als heute.

• Der reinste Albtraum. Die ganze Woche lang undefinierte Meetings, und jeder betreibt nur Selbstschutz. Jetzt nimmt man nicht einmal mehr teil und lässt stattdessen eine KI zusammenfassen. Wenn man den eigentlichen Prompt formulieren würde, klänge er wohl ungefähr so: „Sag mir Bescheid, wenn es mich betrifft, und wenn ich etwas tun muss, damit ich mich absichern kann, sag mir auch das.“ Meine Regeln sind klar. Meetings dienen Entscheidungen, und es nehmen nur die relevanten Entscheidungsträger teil. Agenda und Kernpunkte werden vorab geteilt, und Zeit wird ausschließlich für Entscheidungen eingesetzt. Wenn es zehn Minuten dauert, dauert das Meeting eben zehn Minuten. Small Talk, Beziehungsarbeit, Präsentationen, Reporting, Brainstorming und Ähnliches werden separat und klar gekennzeichnet durchgeführt. Auch Veranstaltungen und Teilnahme brauchen einen klaren Grund. Diese Regeln funktionieren gut. Nutzlose CCs in E-Mails werden von vornherein unterbunden: Wenn niemand etwas anfordern oder beantworten muss, kein CC. So bleibt ungestörte Arbeitszeit erhalten. Wenn man allerdings unfähige Manager hat, die solche Prinzipien nicht einhalten können, ist es unerquicklich.

• Das erinnert mich an den Film Real Genius. Da stellen die Studenten nur ein Aufnahmegerät in den Hörsaal, und später spielt sogar der Professor nur noch aufgezeichnete Vorlesungen ab. Dieses legendäre YouTube-Video

• Seit ich in letzter Zeit KI-Notiztools ernsthaft nutze, finde ich sie persönlich aber wirklich nützlich. Man erstellt einfach ein Konto, und der Bot nimmt automatisch an Meetings teil und zeichnet tatsächlich fast alles auf. Besonders gut funktioniert das, wenn Menschen mit sehr unterschiedlichem Hintergrund und verschiedenen Akzenten zusammenkommen. Das hat mir gefühlt schon tausendmal das Leben gerettet. Schon wenn ich nur die Zusammenfassung oder das vollständige Protokoll lese, ist das für mich viel effizienter, als selbst teilzunehmen.